Система CS PoliBase поддерживает иерархическую структуру медицинского учреждения, в которую могут входить различные подразделения, медицинские отделения, службы, лаборатории, склады и т.п. Все данные и справочники системы, в том числе сотрудники и штатное расписание, товары и материалы, услуги и работы, доходы и расходы, документы, контакты и пр., связаны со структурными подразделениями медицинского учреждения. Это позволяет контролировать работу каждого подразделения в отдельности и предприятия в целом.

Система позволяет вести штатное расписание работы сотрудников, почасовой график работы специалистов по кабинетам на любой день, график загрузки палат и помещений (для стационаров) и табель учета рабочего времени. Удобная форма графика приемов показывает приемы на любой день и позволяет быстро записывать пациентов на прием с учетом расписания работы врачей и занятого или зарезервированного времени. Могут учитываться больничные, отпуска, командировочные. Запись на прием можно вести по кабинетам, помещениям или по специалистам.