Polibase FAQ:18182 — различия между версиями
Oleg (обсуждение | вклад) (→Продажа) |
Oleg (обсуждение | вклад) (→Как учитывать оплату в соответствии с новыми требованиями 54ФЗ?) |
||
Строка 48: | Строка 48: | ||
|} | |} | ||
− | Для регистрации | + | Для регистрации операции "Постоплата": |
* Выделите счет - протокол или заказ - наряд, по которому регистрируется постоплата (кредит) | * Выделите счет - протокол или заказ - наряд, по которому регистрируется постоплата (кредит) |
Версия 15:38, 18 июля 2017
Содержание
- 1 Как учитывать оплату в соответствии с новыми требованиями 54ФЗ?
- 1.1 Общая схема начислений и платежей
- 1.2 Виды торговых операций
- 1.3 Постоплата (в кредит)
- 1.4 Предоплата
- 1.5 Аванс
- 1.6 Продажа
- 1.7 Продажа с зачетом ранее полученной предоплаты
- 1.8 Продажа с зачетом подарочного сертификата
- 1.9 Продажа с зачетом накопленных баллов
- 1.10 Возрат продажи
- 1.11 Возврат аванса или предоплаты
- 1.12 Способы регистрации платежных операций
- 1.13 Как редактировать начисления и платежи
1 Как учитывать оплату в соответствии с новыми требованиями 54ФЗ?
1.1 Общая схема начислений и платежей
Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций (начислений и платежей).
В системе CS Polibase каждая запись в списке начислений и платежей может представлять собой платежную операцию одного из следующих типов:
- Начислено и оплачено. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за оказанные услуги или проданный товар. Одна платежная операция содержит две суммы: Начислено – это то, что пациент должен клинике. Оплачено – это то, что он реально оплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.
- Только начислено (только начислено, но не оплачено: Начислено не равно 0, Оплачено = 0). Операция используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.
- Только оплачено (оплачено, но ничего не начислено: Начислено = 0, Оплачено не равно 0). Операция используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга.
В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором.
Таким образом, система CS Polibase позволяет достаточно просто и гибко учитывать разные виды торговых операций.
1.2 Виды торговых операций
В системе CS Polibase предусмотрена регистрация следующих видов торговых операций:
- Постоплата
- Предоплата или аванс
- Продажа
- Продажа с зачетом ранее полученной предоплаты
- Продажа с зачетом ранее полученного аванса
- Продажа с зачетом накопленных баллов
- Продажа с зачетом подарочного сертификата
- Возврат продажи
- Возврат предоплаты или аванса
1.3 Постоплата (в кредит)
Постоплата - это начисление суммы кредита клиенту, после чего он становится нашим должником. Операция используется, например, когда услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.
Способ расчета: ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ Предмет расчета: УСЛУГА / ТОВАР Тип операции: Только начислено
Например, мы оказали пациенту услуги на 4300 рублей и начислили ему сумму, которую он сразу не оплатил. В этом случае должна быть зарегистрирована такая операция:
Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Название операции |
---|---|---|---|---|
13.07.2017 | 4300 | 0 | 8722 | Постоплата - кредит по счету 8722 |
Для регистрации операции "Постоплата":
- Выделите счет - протокол или заказ - наряд, по которому регистрируется постоплата (кредит)
- Нажмите кнопку "Платежная операция / Постоплата"
- В открывшейся форме заполните поле "Начислено"
- Для сохранения операции нажмите кнопку "ОК"
При регистрации постоплаты в текущей версии системы печать чека на фискальном регистраторе не производится.
1.4 Предоплата
Предоплата - это приход денег в кассу, как предварительная оплата за оказание услуг или продажу товаров. Частичная оплата за оказание, например, части одной услуги большой стоимости, также может осуществляться с помощью операции этого вида. Аванс от предоплаты отличается тем, что аванс не связан с конкретным счетом, а предоплата связана с конкретным счетом.
Способ расчета: ПРЕДОПЛАТА Предмет расчета: ПЛАТЕЖ Тип операции: Только оплачено
Например, мы хотим принять предоплату 2000 рублей по счету 8723. В этом случае должна быть зарегистрирована такая операция:
Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Название операции |
---|---|---|---|---|
13.07.2017 | 0 | 2000 | 8723 | Предоплата по счету 8723 |
Для регистрации новой операции "Предоплата":
- Выделите счет - протокол или заказ - наряд, по которому регистрируется предоплата
- Нажмите кнопку "Платежная операция / Предоплата"
- В открывшейся форме заполните поле "Оплачено"
- Для печати чека на фискальном регистраторе (ФР) заполните поле "Внесено/Сумма"
- Для сохранения операции БЕЗ печати чека ФР нажмите кнопку "ОК"
- Для сохранения операции С ПЕЧАТЬЮ чека ФР нажмите кнопку "Печать чека ФР"
Чек ФР на ПРЕДОПЛАТУ будет иметь вид:
КАССОВЫЙ ЧЕК / ПРИХОД Предоплата по счету 8723 1 х 2000 = 2000 р. ИТОГ: 2000 р.
Платежная операция ПРЕДОПЛАТА в системе CS Polibase будет иметь вид:
1.5 Аванс
Аванс - это приход денег в кассу, как предварительная оплата за оказание услуг или продажу товаров в том случае, когда заранее определить набор услуг или товаров невозможно . В системе CS Polibase аванс от предоплаты отличается тем, что аванс не связан с конкретным счетом, а предоплата связана с конкретным счетом.
Способ расчета: АВАНС Предмет расчета: ПЛАТЕЖ Тип операции: Только оплачено
Например, мы хотим принять аванс 5000 рублей. В этом случае должна быть зарегистрирована такая операция:
Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Название операции |
---|---|---|---|---|
13.07.2017 | 0 | 5000 | 0 | Аванс |
Для регистрации новой операции "Аванс":
- Нажмите кнопку "Платежная операция / Аванс"
- В открывшейся форме заполните поле "Оплачено"
- Для печати чека на фискальном регистраторе (ФР) заполните поле "Внесено/Сумма"
- Для сохранения операции БЕЗ печати чека ФР нажмите кнопку "ОК"
- Для сохранения операции С ПЕЧАТЬЮ чека ФР нажмите кнопку "Печать чека ФР"
Чек ФР на АВАНС будет иметь вид:
КАССОВЫЙ ЧЕК / ПРИХОД Аванс 1 х 5000 = 5000 р. ИТОГ: 5000 р.
Платежная операция АВАНС в системе CS Polibase будет иметь вид:
1.6 Продажа
Продажа - это торговая операция, в результате которой клиент (покупатель) получает услуги или товар, а оператор (продавец) - получает деньги за оказанные услуги или проданный товар.Операция продажи используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за оказанные услуги / проданные товары. Одна платежная операция содержит две суммы: Начислено – это то, что пациент должен клинике оплатить. Оплачено – это то, что он оплатил.
Способ расчета: ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ Предмет расчета: УСЛУГА / ТОВАР Тип операции: Начислено и оплачено
Например, мы хотим продать три услуги по счету 8724 на общую сумму 2050 рублей. Расчет полный, без учета предоплаты, аванса, баллов и подарочных.
В этом случае должна быть зарегистрирована такая операция:
Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Название операции |
---|---|---|---|---|
15.07.2017 | 2050 | 2050 | 8724 | Продажа по счету 8724 |
Для регистрации новой операции "Продажа":
- Нажмите кнопку "Платежная операция / Продажа"
- В открывшейся форме поля "Начислено" и "Оплачено" будут заполнены автоматически значением суммы к оплате по счету
- Для печати чека на фискальном регистраторе (ФР) заполните поле "Внесено/Сумма"
- Для сохранения операции БЕЗ печати чека ФР нажмите кнопку "ОК"
- Для сохранения операции С ПЕЧАТЬЮ чека ФР нажмите кнопку "Печать чека ФР"
Чек ФР на ПРОДАЖУ будет иметь вид:
КАССОВЫЙ ЧЕК / ПРИХОД: Прием терапевта первичный 1х1200 = 1200 р. Электрокардиограмма с расшифровкой 1х800 = 800 р. Измерение артериального давления 1х50 = 50 р. ИТОГ: 2050 р.
Платежная операция ПРОДАЖА в системе CS Polibase будет иметь вид:
1.7 Продажа с зачетом ранее полученной предоплаты
Операция продажи услуг (окончательного расчета), при которой сумма оплаты по счету определяется, как сумма продаваемых услуг/товаров с зачетом ранее полученной предоплаты.
Способ расчета: ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ Предмет расчета: УСЛУГА / ТОВАР Тип операции: Начислено и оплачено
Например, мы хотим продать услугу по счету 8740 на общую сумму 4400 рублей. При этом, сначала пациент сделал предоплату по счету 8740 в размере 3000 рублей, а затем, после оказания услуги, был сделан полный расчет за оказанную услугу.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
---|---|---|---|---|
17.07.2017 | 0 | 3000 | 8740 | Предоплата по счету 8740 |
17.07.2017 | 4400 | 1400 | 8740 | Продажа по счету 8740 |
Для регистрации операции "Предоплата":
- Выделите счет - протокол или заказ - наряд, по которому регистрируется предоплата
- Нажмите кнопку "Платежная операция / Предоплата"
- В открывшейся форме заполните поле "Оплачено" (3000 р.)
- Для печати чека на фискальном регистраторе (ФР) заполните поле "Внесено/Сумма"
- Для сохранения операции БЕЗ печати чека ФР нажмите кнопку "ОК"
- Для сохранения операции С ПЕЧАТЬЮ чека ФР нажмите кнопку "Печать чека ФР"
Чек ФР на ПРЕДОПЛАТУ будет иметь вид:
КАССОВЫЙ ЧЕК / ПРИХОД Предоплата по счету 8740 1 х 3000 = 3000 р. ИТОГ: 3000 р.
Платежная операция ПРЕДОПЛАТА в системе CS Polibase будет иметь вид, аналогичный виду в разделе 1.4.
Для регистрации операции "Продажа с зачетом предоплаты" (полный расчет):
- Нажмите кнопку "Платежная операция / Продажа"
- В открывшейся форме поля "Начислено" и "Оплачено" будут заполнены автоматически значением полной суммы к оплате по счету
- Выберите (щелкните мышью) опцию "Зачет аванса или предоплаты / Предоплата". В окне "Зачет..." будет предложена сумма 3000 р. - для полного зачета предоплаты. В окне "К оплате" будет предложена оставшаяся сумма к оплате - 1400 р.
- Для печати чека на фискальном регистраторе (ФР) заполните поле "Внесено/Сумма"
- Для сохранения операции БЕЗ печати чека ФР нажмите кнопку "ОК"
- Для сохранения операции С ПЕЧАТЬЮ чека ФР нажмите кнопку "Печать чека ФР"
При печати ПРОДАЖИ С ЗАЧЕТОМ ПРЕДОПЛАТЫ на ФР будут распечатаны два чека:
КАССОВЫЙ ЧЕК / ПРИХОД: Ультразвуковое исследование (4 вида) 1х4000 = 4400 р. ИТОГ: 4400 р.
КАССОВЫЙ ЧЕК / ВОЗВРАТ ПРИХОДА: Зачет предоплаты по счету8740 1х3000 = 3000 р. ИТОГ: 3000 р.
Платежная операция ПРОДАЖА С ЗАЧЕТОМ ПРЕДОПЛАТЫ в системе CS Polibase будет иметь вид:
1.8 Продажа с зачетом подарочного сертификата
Операция продажи услуг (окончательного расчета), при которой сумма оплаты по счету определяется, как сумма продаваемых услуг/товаров с зачетом ранее полученного подарочного сертификата.
1.9 Продажа с зачетом накопленных баллов
Операция продажи услуг (окончательного расчета), при которой сумма оплаты по счету определяется, как сумма продаваемых услуг/товаров с зачетом ранее полученного подарочного сертификата.
1.10 Возрат продажи
Возврат проданных услуг и товаров с возвращением оплаченных денег.
1.11 Возврат аванса или предоплаты
Возврат суммы аванса или предоплаты.
1.12 Способы регистрации платежных операций
Медицинская информационная система CS Polibase предлагает несколько способов и графических интерфейсов для регистрации платежных операций, в зависимости от того, как организован процесс приема платежей в медицинском учреждении и как удобнее конкретному пользователю (кассиру). Регистрация новой платежной операции возможна в следующих модулях и формах программы:
- В форме Карта пациента / Лечение и оплата / Начисления и платежи - кнопка Платежная операция
- В модуле Запись на прием на день - кнопка Платежная операция
- В модуле Запись на прием по дням - кнопка Платежная операция
- В модуле Общий реестр счетов - кнопка Платежная операция
1.12.1 Регистрация оплаты в модулях Запись на прием на день и Запись на прием по дням
Формы Запись на прием показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: Новый протокол, Открыть протокол и кнопка Оплатить.
Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно:
- Выделить нужный прием
- Создать для него протокол - счет и внести в него выполненные услуги (обычно это делает врач или администратор регистратуры) и, когда лечение будет закончено,
- Нажать кнопку Платежная операция
1.12.2 Регистрация оплаты в форме "Карта пациента / Лечение и оплата"
Карту пациента можно открывать в различных модулях и местах программы в зависимости от контекста решаемой задачи:
- Из общего реестра пациентов (модуль Данные / Клиенты)
- Из модулей Запись на прием на день и Запись на прием по дням
- Из модуля Общий реестр счетов
- Из модуля Общий реестр медицинских записей
- Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл.
Чтобы зарегистрировать оплату через форму Карта пациента нужно:
- Открыть Карту пациента из любого указанного выше места
- Перейти на закладку Лечение и оплата
- Выделить нужный Счет - протокол или Наряд
- Нажать кнопку Платежная операция
Общая рекомендация: При регистрации нового счета - протокола через Карту пациента рекомендуется создавать счет "от приема", т.е. для создания нового счета - протокола лучше использовать кнопку Протокол лечения на закладке Приемы и контакты. В этом случае новый счет будет автоматически связан с приемом, специалист в новом счете и услуга (если она заполнена в приеме) будут автоматически заполнены в новом счете, а также заработает механизм автоматического изменения статуса приема в зависимости от состояния счета и его оплаты.
Для того, чтобы создание счета "от приема" сделать обязательным, рекомендуется пользователю установить ограничение Создавать счета только через контакты (модуль Пользователи / Права и ограничения / раздел Счета и протоколы)
1.12.3 Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов"
Общий реестр счетов удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром).
В этом случае все счета и наряды попадают в один список - Общий реестр счетов и кассир видит все счета и наряды, представленные к оплате (т.е. те, у которых стоит признак - дата К оплате"), одним списком.
Чтобы зарегистрировать оплату через модуль Общий реестр счетов нужно:
- Открыть модуль Общий реестр счетов
- Выделить нужный счет
- Нажать кнопку Платежная операция
1.13 Как редактировать начисления и платежи
Редактирование платежной операции осуществляется в форме Платежная операция. При создании новой платежной операции по кнопкам Оплатить, описанным выше, и по кнопке Изменить открывается эта форма, где регистрируются дата, суммы начисления и оплаты, а также все необходимые связи платежной операции с пациентом, специалистом (специалистами), организацией (если оплата безналичная), формой оплаты.
Как правило, в форме Платежная операция оператору нужно ввести / отредактировать только два основных поля: сумму Начислено и сумму Оплачено. Остальные поля заполняются автоматически.
Форма Платежная операция содержит следующие поля:
- Дата – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа.
Разрешения и запреты на изменение даты и платежной операции в целом регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения)
- Номер - уникальный номер платежной операции, присваивается системой автоматически, изменению не подлежит
- Первичный документ - номер первичного документа (необязательный параметр)
- Тип – тип платежной операции (начислено и оплачено, только начислено, только оплачено, предоплата).
При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если платежная операция связана со счетом, то суммы автоматически проставляются из соответствующего счета - протокола.
- Форма оплаты - форма оплаты (наличная, безналичная, карта, баллы и т.п.)
- Дисконтная карта - номер дисконтной карты (можно ввести через сканер штрих-кода), если используется накопительная система скидок
- Начислено – сумма начисленная
- Оплачено – сумма оплаченная
Если ввод операции осуществляется в связи со счетом, то суммам Начислено и Оплачено присваиваются значения из соответствующего счета автоматически в зависимости от типа платежной операции (нажатой кнопки).
- Всего баллов - количество начисленных баллов (если используется накопительная система баллов).
- Назначение операции и Комментарий - назначение операции и комментарий в произвольной текстовой форме
- Плательщик - Клиент (персона - пациент) или Организация, на которого делается начисление и от которого принимается оплата
- Помещение - помещение, с которым связана оплата (например, палата, в случае лечения в стационаре) (необязательный параметр)
- Подразделение - подразделение, в пользу которого принимается оплата.
Для обычной платежной операции подразделение заполняется по должности специалиста в штатном расписании. В случае приема предоплаты подразделение задается частной настройкой пользователя: Настройки частные / Счета и оплата / Подразделение для получения предоплаты.
Связь платежной операции с подразделением используется для дальнейшего расчета статистических показателей подразделений по оплате.
- Связи: Специалист 1, Специалист 2, Специалист 3,Специалист 4 - специалисты, с которыми связана / в пользу которых осуществляется платежная операция. Если платежная операция связана со счетом, то поля специалистов заполняются автоматически значениями из соответствующего счета - протокола.
- Состояние оплаты по счету - список всех предыдущих платежных операций, связанных со счетом, по которому проводится платежная операция, а также суммы: Всего к оплате, Начислено ранее, Оплачено ранее, Доначислено, Остаток к оплате, которые считаются автоматически и показывают состояние оплаты по связанному с платежной операцией счету
- Счет или Наряд - номер счета или наряда, с которым связана платежная операция, заполняется автоматически
- Верифицировано или распечатан чек - признаки верификации или печати чека на фискальном регистраторе, которые запрещают дальнейшее редактирование платежной операции.
Разрешения проставлять или снимать признак верификации устанавливаются правами Пользователи / Права и ограничения / Право устанавливать признак верификации и Право удалять признак верификации
1.13.1 Как сохранить новую платежную операцию
- Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter.
Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке платежных операций.
1.13.2 Как изменить существующую платежную операцию
- Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).
- Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать.
- Сделайте двойной щелчок мыши на записи или нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на записи, и выберите пункт Изменить. Появится форма Платежная операция для редактирования.
- Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля.
- Для сохранения изменений нажмите кнопку OK или клавишу Enter. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc.
Измененная платежная операция появится в соответствующем списке платежных операций.
1.13.3 Как удалить платежную операцию
- Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).
- Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить.
- Нажмите на клавиатуре клавишу Del или выберите пункт всплывающего меню Удалить.
- Появится запрос на удаление платежной операции.
- Нажмите OK (или клавишу Enter на клавиатуре).
Платежная операция будет удалена из базы данных.
1.13.4 Важно
Разрешения и запреты на изменение и удаление платежных операций регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения).
Начиная с версии 15.708 по умолчанию запрещено редактировать и удалять однажды зарегистрированные платежные операции. Их дальнейшее редактирование и удаление возможно только после предоставления пользователю соответствующих прав.