Версия 19:31, 5 июля 2017

1 Как учитывать оплату в соответствии с новыми требованиями 54ФЗ?

1.1 Общая схема начислений и платежей

Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций (начислений и платежей).

Платежные операции отображаются в следующих формах и модулях системы CS Polibase:

• Карта пациента / Лечение и оплата / Начисления и платежи
• Общий реестр счетов / Платежные операции
• Статистика / Общий учет начислений и платежей / Детальный перечень

В системе CS Polibase каждая запись в списке начислений и платежей может представлять собой платежную операцию одного из следующих типов:

• Начислено и оплачено. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: Начислено – это то, что пациент должен клинике за лечение. Оплачено – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.
• Только начислено (только начислено, но не оплачено: Начислено не равно 0, Оплачено = 0). Операция используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.
• Только оплачено (оплачено, но ничего не начислено: Начислено = 0, Оплачено не равно 0). Операция используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга.

В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором.

Таким образом, система CS Polibase позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Рассмотрим для примера следующие случаи начислений и платежей:

В системе CS Polibase предусмотрена регистрация следующих типов платежных операций:

• Постоплата (начисление - кредит)
• Аванс или предоплата
• Возврат аванса или предоплаты
• Простая продажа
• Продажа с зачетом ранее полученного аванса или предоплаты
• Возврат продажи
• Внесение в кассу
• Выплата из кассы

1.1.1 Краткое описание типов платежных операций

• Постоплата (начисление - кредит) (только начислено, но не оплачено). Операция используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.

• Аванс или предоплата (оплачено, но ничего не начислено). Операция используется для регистрации авансового платежа или предоплаты по счету (пациент заплатил аванс или предоплату в счет будущих услуг), или при возвращении долга. Аванс от предоплаты отличается тем, что аванс не связан с конкретным счетом, а предоплата связана с конкретным счетом.

• Возврат аванса или предоплаты - возврат суммы аванса или предоплаты.

• Простая продажа. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: Начислено – это то, что пациент должен клинике за лечение. Оплачено – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.

• Продажа с зачетом ранее полученного аванса или предоплаты. Операция продажи услуг (окончательного расчета), при которой сумма оплаты по счету определяется, как сумма продаваемых услуг/товаров с зачетом ранее полученного аванса или предоплаты.

• Возрат продажи - возврат проданных услуг и товаров с возвращением оплаченных денег.

1.1.2 Постоплата (начисление - кредит)

Постоплата - это начисление суммы кредита клиенту, после чего он становится нашим должником. Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и начислили ему сумму, которую он сразу не оплатил. В этом случае должна быть зарегистрирована такая платежная операция:

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

1.1.3 Аванс или предоплата

При внесении пациентом суммы без привязки к счету в программе проводится запись об авансе. В этом случае должна быть зарегистрирована такая платежная операция:

1.1.4 Возврат аванса или предоплаты

1.1.5 Простая продажа

1.1.6 Продажа с зачетом ранее полученного аванса или предоплаты

Порядок ОПЛАТЫ СЧЕТА С ЗАЧЕТОМ (полным или частичным) АВАНСА / ПРЕДОПЛАТЫ:

Если пациент хочет внести аванс, скажем 600 руб, то для регистрации аванса надо в Карте пациента на вкладке "Лечение и оплата" перейти в список "Доходы" и нажать "Платежная операция" (или "Оплатить"), выбрать "Аванс" и в форме "Платежная операция-Аванс" ввести сумму аванса и нажать ОК (или Печать чека ФР, если хотим распечатать чек). В результате появится следующая платежная операция

Если же пациент хочет внести предоплату по счету, то для ее регистрации надо на панели "Платежная операция" выбрать "Предоплата" и в форме "Платежная операция-Предоплата" ввести сумму предоплаты и нажать ОК (или Печать чека ФР). В результате появится следующая платежная операция

Пусть пациенту выписан счет № 123 на сумму 1000 руб.

Тогда для оплаты этого счета с зачетом внесенного Аванса или Предоплаты надо нажать "Платежная операция" и выбрать "Продажу".

В форме "Платежная операция-Продажа":

- Выбираем опцию "По балансу счета" (в новой версии опции переименовано в “Зачет предоплаты”) или "По балансу клиента" (в новой версии опции переименовано в “Зачет аванса”).

- В зависимости от того, учитываем Предоплату или Аванс, в поле "Зачет предоплаты" появится сумма внесенной ранее Предоплаты или Аванса. Предоплата от Аванса отличается только тем, что Предоплата привязана к счету, а Аванс – нет.

Можно провести частичный зачет Предоплаты или Аванса, для этогов поле "Зачет предоплаты" ставим нужную сумму вручную.

- Нажимаем красную стрелку рядом для пересчета сумм и правильного определения сумм "Оплачено", "Подарочные" и "Зачет предоплаты".

В сумме они должны быть всегда равны "Начислено" (в новой версии для этого появилось новое поле “Сумма операции”).

- Далее если хотим напечатать чек, то заполняем поля "Внесено" (нажать красную стрелку рядом с полем "Сумма" или ввести сумму вручную). Нажимаем "Печать чека ФР".

- Или если не хотим печатать чек – нажимаем "ОК".

В результате В БАЗЕ будут созданы следующие платежные записи:

Наименование операции Счет Начислено Оплачено

- Продажа по счету 123 123 1000 р. 400 р. - Сторно аванса по счету 123 123 0 600 р - Сторно аванса по счету 123 0 0 -600 р - Аванс (или Предоплата) 0 0 600 р (введенная ранее операция)

“Минусовое” сторно можно будет увидеть в общем списке операций, если снять галочку "По счету".

Если печатаем чек, то в результате НА ФИСКАЛЬНОМ РЕГИСТРАТОРЕ будут распечатаны два чека:

- КАССОВЫЙ ЧЕК / ПРИХОД: 1000 руб (со список проданных услуг)

- КАССОВЫЙ ЧЕК / ВОЗВРАТ ПРИХОДА: - 600 руб

1.1.7 Возврат продажи

1.1.8 Внесение в кассу

1.1.9 Выплата из кассы

1.1.10 Простая продажа

Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть зарегистрирована одна платежная операция:

Оплата по частям

Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей.

В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции:

Оплата по частям с доначислением

Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не закрыли, потому что пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет.

В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:

Предоплата и оплата с депозита

Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно снять с депозита пациента сумму 3000 рублей и оплатить этой суммой счет на 3000 рублей за выполненные работы.

В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:

Двойная запись "Снято с депозита" - "Начислено и оплачено за лечение с предоплаты" совершается автоматически по кнопке "Оплатить с депозита клиента".

1.2 Как регистрировать начисления и платежи

Медицинская информационная система CS Polibase предлагает несколько способов и графических интерфейсов для регистрации начислений и платежей, в зависимости от того, как организован процесс приема платежей в медицинском учреждении и как удобнее конкретному пользователю (кассиру). Регистрация новой платежной записи возможна в следующих модулях и местах программы:

• Запись на прием на день и Запись на прием по дням

• Карта пациента / Лечение и оплата

• Общий реестр счетов

1.2.1 Регистрация оплаты в модулях Запись на прием на день и Запись на прием по дням

Формы Запись на прием показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: Новый протокол, Открыть протокол и кнопка Оплатить.

Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно:

• Выделить нужный прием

• Создать для него протокол - счет и внести в него выполненные услуги (обычно это делает врач или администратор регистратуры) и, когда лечение будет закончено,

• Нажать кнопку Оплатить (обычно это делает кассир или администратор регистратуры).

1.2.2 Регистрация оплаты в форме "Карта пациента / Лечение и оплата"

Карту пациента можно открывать в различных модулях и местах программы в зависимости от контекста решаемой задачи:

• Из общего реестра пациентов (модуль Данные / Клиенты)

• Из модулей Запись на прием на день и Запись на прием по дням

• Из модуля Общий реестр счетов

• Из модуля Общий реестр медицинских записей

• Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл.

Чтобы зарегистрировать оплату через форму Карта пациента нужно:

• Открыть Карту пациента из любого указанного выше места

• Перейти на закладку Лечение и оплата

• Выделить нужный Счет - протокол или Наряд

• Использовать функции (кнопки): Оплатить счет, Предоплата клиента, Оплата с депозита клиента, Возврат клиенту, Предоплата организации, Оплата с депозита организации.

Общая рекомендация: При регистрации нового счета - протокола через Карту пациента рекомендуется создавать счет "от приема", т.е. для создания нового счета - протокола лучше использовать кнопку Протокол лечения на закладке Приемы и контакты. В этом случае новый счет будет автоматически связан с приемом, специалист в новом счете и услуга (если она заполнена в приеме) будут автоматически заполнены в новом счете, а также заработает механизм автоматического изменения статуса приема в зависимости от состояния счета и его оплаты.

Для того, чтобы создание счета "от приема" сделать обязательным, рекомендуется пользователю установить ограничение Создавать счета только через контакты (модуль Пользователи / Права и ограничения / раздел Счета и протоколы)

1.2.3 Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов"

Общий реестр счетов удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром).

В этом случае все счета и наряды попадают в один список - Общий реестр счетов и кассир видит все счета и наряды, представленные к оплате (т.е. те, у которых стоит признак - дата К оплате"), одним списком.

Чтобы зарегистрировать оплату через модуль Общий реестр счетов нужно:

• Открыть модуль Общий реестр счетов

• Выделить нужный счет

• Нажить кнопку Оплатить или, в случае приема предоплаты, кнопку Предоплата.

1.3 Как редактировать начисления и платежи

Редактирование платежной операции осуществляется в форме Платежная операция. При создании новой платежной операции по кнопкам Оплатить, описанным выше, и по кнопке Изменить открывается эта форма, где регистрируются дата, суммы начисления и оплаты, а также все необходимые связи платежной операции с пациентом, специалистом (специалистами), организацией (если оплата безналичная), формой оплаты.

Как правило, в форме Платежная операция оператору нужно ввести / отредактировать только два основных поля: сумму Начислено и сумму Оплачено. Остальные поля заполняются автоматически.

Форма Платежная операция содержит следующие поля:

• Дата – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа.

Разрешения и запреты на изменение даты и платежной операции в целом регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения)

• Номер - уникальный номер платежной операции, присваивается системой автоматически, изменению не подлежит

• Первичный документ - номер первичного документа (необязательный параметр)

• Тип – тип платежной операции (начислено и оплачено, только начислено, только оплачено, предоплата).

При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если платежная операция связана со счетом, то суммы автоматически проставляются из соответствующего счета - протокола.

• Форма оплаты - форма оплаты (наличная, безналичная, карта, баллы и т.п.)

• Дисконтная карта - номер дисконтной карты (можно ввести через сканер штрих-кода), если используется накопительная система скидок

• Начислено – сумма начисленная

• Оплачено – сумма оплаченная

Если ввод операции осуществляется в связи со счетом, то суммам Начислено и Оплачено присваиваются значения из соответствующего счета автоматически в зависимости от типа платежной операции (нажатой кнопки).

• Всего баллов - количество начисленных баллов (если используется накопительная система баллов).

• Назначение операции и Комментарий - назначение операции и комментарий в произвольной текстовой форме

• Плательщик - Клиент (персона - пациент) или Организация, на которого делается начисление и от которого принимается оплата

• Помещение - помещение, с которым связана оплата (например, палата, в случае лечения в стационаре) (необязательный параметр)

• Подразделение - подразделение, в пользу которого принимается оплата.

Для обычной платежной операции подразделение заполняется по должности специалиста в штатном расписании. В случае приема предоплаты подразделение задается частной настройкой пользователя: Настройки частные / Счета и оплата / Подразделение для получения предоплаты.

Связь платежной операции с подразделением используется для дальнейшего расчета статистических показателей подразделений по оплате.

• Связи: Специалист 1, Специалист 2, Специалист 3,Специалист 4 - специалисты, с которыми связана / в пользу которых осуществляется платежная операция. Если платежная операция связана со счетом, то поля специалистов заполняются автоматически значениями из соответствующего счета - протокола.

• Состояние оплаты по счету - список всех предыдущих платежных операций, связанных со счетом, по которому проводится платежная операция, а также суммы: Всего к оплате, Начислено ранее, Оплачено ранее, Доначислено, Остаток к оплате, которые считаются автоматически и показывают состояние оплаты по связанному с платежной операцией счету

• Счет или Наряд - номер счета или наряда, с которым связана платежная операция, заполняется автоматически

• Верифицировано или распечатан чек - признаки верификации или печати чека на фискальном регистраторе, которые запрещают дальнейшее редактирование платежной операции.

Разрешения проставлять или снимать признак верификации устанавливаются правами Пользователи / Права и ограничения / Право устанавливать признак верификации и Право удалять признак верификации

1.3.1 Как сохранить новую платежную операцию

• Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter.

Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке платежных операций.

1.3.2 Как изменить существующую платежную операцию

• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).

• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать.

• Сделайте двойной щелчок мыши на записи или нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на записи, и выберите пункт Изменить. Появится форма Платежная операция для редактирования.

• Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля.

• Для сохранения изменений нажмите кнопку OK или клавишу Enter. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc.

Измененная платежная операция появится в соответствующем списке платежных операций.

1.3.3 Как удалить платежную операцию

• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).

• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить.

• Нажмите на клавиатуре клавишу Del или выберите пункт всплывающего меню Удалить.

• Появится запрос на удаление платежной операции.

• Нажмите OK (или клавишу Enter на клавиатуре).

Платежная операция будет удалена из базы данных.

1.3.4 Важно

Разрешения и запреты на изменение и удаление платежных операций регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения).

Начиная с версии 15.708 по умолчанию запрещено редактировать и удалять однажды зарегистрированные платежные операции. Их дальнейшее редактирование и удаление возможно только после предоставления пользователю соответствующих прав.

Вернуться на заглавную страницу

1.4 Простая продажа

1.5 Постоплата (начисление - кредит)

1.6 Предоплата / Аванс

1.7 Продажа с зачетом ранее полученного аванса / предоплаты

1.8 Продажа с зачетом подарочного сертификата

1.9 Продажа с зачетом ранее полученного аванса / предоплаты и подарочного сертификата

1.10 Возрат продажи

1.11 Возврат аванса

1.12 Внесение в кассу

1.13 Выплата из кассы

Вернуться на заглавную страницу