Учет оплаты и расчеты с пациентами
Содержание
1 Общая схема начисления и оплаты
После того, как счет - протокол лечения зарегистрирован, и рассчитана его стоимость, можно регистрировать оплату за лечение
(выполненные услуги и/или проданные медицинские товары). Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций
(начислений и оплат) и отображается в форме Карта пациента / Лечение и оплата, список Начисления и платежи. Каждая
запись в списке может представлять собой платежную операцию одного из следующих типов:
• Начислено и оплачено. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна
платежная операция содержит две суммы: Начислено – это то, что пациент должен клинике за лечение. Оплачено – это то, что
он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.
• Только начислено (только начислено, но не оплачено: Начислено не равно 0, Оплачено = 0). Операция
используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В
результате за пациентом образуется долг.
• Только оплачено (оплачено, но ничего не начислено: Начислено = 0, Оплачено не равно 0). Операция
используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении
долга.
В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если
сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором.
Таким образом, система CS Polibase позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Для примера рассмотрим следующие случаи начислений и платежей:
• Полная оплаты счета за один раз,
• Оплата счета по частям за выполненную работу (частичная оплата и возврат долга на следующий день),
• Оплата счета по частям с доначислением за дополнительно выполненную работу,
• Предоплата и дальнейшая оплата с депозита за выполненную работу.
Полная оплата за один раз
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть
зарегистрирована одна платежная операция:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 |
Оплата по частям
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а
затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 2000 | 125 | Начислено и частично оплачено за лечение по счету 125 |
| 02.06.2015 | 0 | 1000 | 125 | Оплата остатка (долга) за лечение по счету 125 |
Оплата по частям с доначислением
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не
закрыли, потому что пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 |
| 02.06.2015 | 2000 | 2000 | 125 | Доначислено и оплачено за лечение по счету 125 |
Предоплата и оплата с депозита
Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно
снять с депозита пациента сумму 3000 рублей и оплатить счет на сумму 3000 рублей за выполненные работы.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 0 | 5000 | 0 | Предоплата клиента |
| 02.06.2015 | 0 | -3000 | 125 | Снято с предоплаты (депозита) на счет 125 |
| 02.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 с предоплаты |
2 Как регистрировать начисления и платежи
Медицинская информационная система CS Polibase предлагает несколько способов и графических интерфейсов для регистрации начислений и платежей, в зависимости от того, как организован процесс приема платежей в медицинском учреждении и как удобнее конкретному пользователю
(кассиру). Регистрация оплаты по счету возможна в следующих модулях и местах программы:
• Запись на прием на день и Запись на прием по дням
• Карта пациента / Лечение и оплата
• Общий реестр счетов
2.1 Регистрация оплаты в модулях Запись на прием на день и Запись на прием по дням
Формы Запись на прием показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько
дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с
картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые
для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: Новый протокол, Открыть протокол и
кнопка Оплатить.
Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно:
- Выделить нужный прием
- Создать для него протокол - счет и внести в него выполненные услуги (обычно это делает врач или администратор регистратуры) и,
когда лечение будет закончено,
- Нажать кнопку Оплатить (обычно это делает кассир или администратор регистратуры).
2.2 Регистрация оплаты в форме "Карта пациента / Лечение и оплата"
Карту пациента можно открывать в различных модулях и местах программы в зависимости от контекста решаемой задачи:
• Из общего реестра пациентов (модуль Данные / Клиенты)
• Из модулей Запись на прием на день и Запись на прием по дням
• Из модуля Общий реестр счетов
• Из модуля Общий реестр медицинских записей
• Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные
перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл.
Чтобы зарегистрировать оплату через форму Карта пациента нужно:
- Открыть Карту пациента из любого указанного выше места
- Перейти на закладку Лечение и оплата
- Выделить нужный Счет - протокол или Наряд
- Использовать функции (кнопки): Оплатить счет, Предоплата клиента, Оплата с депозита клиента, Возврат клиенту, Предоплата
организации, Оплата с депозита организации.
Общая рекомендация: При регистрации нового счета - протокола через Карту пациента рекомендуется создавать счет "от приема", т.е.
для создания нового счета - протокола лучше использовать кнопку Протокол лечения на закладке Приемы и контакты. В этом
случае новый счет будет автоматически связан с приемом, специалист в новом счете и услуга (если она заполнена в приеме) будут
автоматически заполнены в новом счете, а также заработает механизм автоматического изменения статуса приема в зависимости от
состояния счета и его оплаты.
Для того, чтобы создание счета "от приема" сделать обязательным, рекомендуется пользователю установить ограничение Создавать
счета только через контакты (модуль Пользователи / Права и ограничения / раздел Счета и протоколы)
2.3 Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов"
Общий реестр счетов удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды
оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами
регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром). В этом случае все счета и
наряды попадают в один список - Общий реестр счетов и кассир видит все счета и наряды, представленные к оплате (т.е. те, у
которых стоит признак - дата К оплате"), одним списком.
Чтобы зарегистрировать оплату через модуль Общий реестр счетов нужно:
- Открыть модуль Общий реестр счетов
- Выделить нужный счет
- Нажить кнопку Оплатить или, в случае приема предоплаты, кнопку Предоплата.
3 Как редактировать начисления и платежи
Редактирование платежной операции осуществляется в форме Платежная операция. При создании новой платежной операции по
кнопкам Оплатить, описанным выше, и по кнопке Изменить открывается эта форма, где автоматически заполняются дата, суммы
начисления и оплаты, а также все необходимые связи платежной операции с пациентом, специалистом (специалистами), организацией
(если оплата безналичная), формой оплаты.
Форма Платежная операция содержит следующие поля:
• Дата – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа.
Разрешения и запреты на изменение даты и платежной операции в целом регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для
каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными
настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата /
Частная дата запрета изменения)
• Номер - уникальный номер платежной операции, присваивается системой автоматически, изменению не подлежит
• Первичный документ - номер первичного документа (необязательный параметр)
• Тип – тип платежной операции (начислено и оплачено, только начислено, только оплачено, предоплата).
При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если
платежная операция связана со счетом, то суммы автоматически проставляются из соответствующего счета - протокола.
• Форма оплаты - форма оплаты (наличная, безналичная, карта, баллы и т.п.)
• Дисконтная карта - номер дисконтной карты (можно ввести через сканер штрих-кода), если используется накопительная система
скидок
• Начислено – сумма начисленная
• Оплачено – сумма оплаченная
Если ввод операции осуществляется в связи со счетом, то суммам Начислено и Оплачено присваиваются значения из соответствующего
счета автоматически в зависимости от типа платежной операции (нажатой кнопки).
• Всего баллов - количество начисленных баллов (если используется накопительная система баллов).
• Назначение операции и Комментарий - назначение операции и комментарий в произвольной текстовой форме
• Плательщик - Клиент (персона - пациент) или Организация, на которого делается начисление и от которого принимается оплата
• Помещение - помещение, с которым связана оплата (например, палата, в случае лечения в стационаре) (необязательный параметр)
• Подразделение - подразделение, в пользу которого принимается оплата.
Для обычной платежной операции подразделение заполняется по должности специалиста в штатном расписании. В случае приема
предоплаты подразделение задается частной настройкой пользователя: Настройки частные / Счета и оплата / Подразделение для
получения предоплаты.
Связь платежной операции с подразделением используется для дальнейшего расчета статистических показателей подразделений по
оплате.
• Связи: Специалист 1, Специалист 2, Специалист 3,Специалист 4 - специалисты, с которыми связана / в пользу которых
осуществляется платежная операция. Если платежная операция связана со счетом, то поля специалистов заполняются
автоматически значениями из соответствующего счета - протокола.
• Состояние оплаты по счету - список всех предыдущих платежных операций, связанных со счетом, по которому проводится
платежная операция, а также суммы: Всего к оплате, Начислено ранее, Оплачено ранее, Доначислено, Остаток к оплате, которые
считаются автоматически и показывают состояние оплаты по связанному с платежной операцией счету
• Счет или Наряд - номер счета или наряда, с которым связана платежная операция, заполняется автоматически
• Верифицировано или распечатан чек - признаки верификации или печати чека на фискальном регистраторе, которые запрещают
дальнейшее редактирование платежной операции.
Разрешения проставлять или снимать признак верификации устанавливаются правами Пользователи / Права и ограничения / Право
устанавливать признак верификации и Право удалять признак верификации
4 Как сохранить новую платежную операцию
• Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter.
Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке платежных операций.
4.1 Как изменить существующую платежную операцию
• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать.
• Сделайте двойной щелчок мыши на записи или нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на записи, и выберите пункт Изменить. Появится форма Платежная операция для редактирования.
• Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или
используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из
справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля.
• Для сохранения изменений нажмите кнопку OK или клавишу Enter. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите
кнопку Отмена или клавишу Esc.
Измененная платежная операция появится в соответствующем списке платежных операций.
4.2 Как удалить платежную операцию
• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить.
• Нажмите на клавиатуре клавишу Del или выберите пункт всплывающего меню Удалить.
• Появится запрос на удаление платежной операции.
• Нажмите OK (или клавишу Enter на клавиатуре).
Платежная операция будет удалена из базы данных.
Важно:
Разрешения и запреты на изменение и удаление платежных операций регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для
каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными
настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата /
Частная дата запрета изменения). Начиная с версии 15.708 по умолчанию запрещено редактировать и удалять однажды зарегистрированные платежные операции. Их редактирование и удаление возможно только после предоставления пользователю отдельных прав.
