Учет оплаты и расчеты с пациентами
Содержание
1 Общая схема начисления и оплаты
После того, как счет - протокол лечения зарегистрирован, и рассчитана его стоимость, можно регистрировать оплату за лечение (выполненные услуги и/или проданные медицинские товары). Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций (начислений и оплат) и отображается в форме Карта пациента / Лечение и оплата, список Начисления и платежи. Каждая запись в списке может представлять собой платежную операцию одного из следующих типов:
• Начислено и оплачено. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: Начислено – это то, что пациент должен клинике за лечение. Оплачено – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.
• Только начислено (только начислено, но не оплачено: Начислено не равно 0, Оплачено = 0). Операция используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.
• Только оплачено (оплачено, но ничего не начислено: Начислено = 0, Оплачено не равно 0). Операция используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга.
В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором.
Таким образом, система CS Polibase позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Для примера рассмотрим следующие случаи начислений и платежей:
• Полная оплаты счета за один раз,
• Оплата счета по частям за выполненную работу (частичная оплата и возврат долга на следующий день),
• Оплата счета по частям с доначислением за дополнительно выполненную работу,
• Предоплата и дальнейшая оплата с депозита за выполненную работу.
Полная оплата за один раз
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть зарегистрирована одна платежная операция:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 |
Оплата по частям
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 2000 | 125 | Начислено и частично оплачено за лечение по счету 125 |
| 02.06.2015 | 0 | 1000 | 125 | Оплата остатка (долга) за лечение по счету 125 |
Оплата по частям с доначислением
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не закрыли, потому что пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 |
| 02.06.2015 | 2000 | 2000 | 125 | Доначислено и оплачено за лечение по счету 125 |
Предоплата и оплата с депозита
Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно снять с депозита пациента сумму 3000 рублей и оплатить счет за выполненные работы.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 0 | 5000 | 0 | Предоплата клиента |
| 02.06.2015 | 0 | -3000 | 125 | Снято с депозита на счет 125 |
| 02.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 с предоплаты |
2 Как регистрировать начисления и платежи
Система CS Polibase предлагает несколько способов и графических интерфейсов для регистрации начислений и платежей, в зависимости от того, как организован процесс приема платежей в медицинском учреждении и как удобнее конкретному пользователю (кассиру). Регистрация оплаты по счету возможна в следующих модулях и местах программы:
• Запись на прием на день и Запись на прием по дням
• Карта пациента / Лечение и оплата
• Общий реестр счетов
2.1 Регистрация оплаты в модулях "Запись на прием на день" и "Запись на прием по дням"
Формы записи на прием показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: Новый протокол, Открыть протокол и кнопка Оплатить.
Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно:
- Выделить нужный прием
- Создать для него протокол - счет и внести в него выполненные услуги (обычно это делает врач или администратор регистратуры) и, когда лечение будет закончено,
- Нажать кнопку "Оплатить" (обычно это делает кассир или администратор регистратуры).
2.2 Регистрация оплаты в форме "Карта пациента / Лечение и оплата"
Карту пациента можно открывать в различных модулях и местах программы в зависимости от контекста решаемой задачи:
• Из общего реестра пациентов (модуль Данные / Клиенты)
• Из модулей "Запись на прием на день" и "Запись на прием по дням"
• Из общего реестра счетов
• Из общего реестра медицинских записей
• Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл.
Чтобы зарегистрировать оплату через форму "Карта пациента" нужно:
- Открыть карту пациента из любого указанного выше места
- Перейти на закладку Лечение и оплата
- Выделить нужный счет
- Использовать функции (кнопки): Оплатить счет, Предоплата клиента, Оплата с депозита клиента, Возврат клиенту, Предоплата организации, Оплата с депозита организации
2.3 Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов"
Общий реестр счетов удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром). В этом случае все счета и наряды попадают в один список - общий реестр счетов и кассир видит все счета, представленные к оплате, одним списком.
Чтобы зарегистрировать оплату через форму "Общий реестр счетов" нужно:
Для приема платежа кассир выделяет счет в этом списке и нажимает кнопку "Оплатить" или "Предоплата".
3 Как редактировать начисления и платежи
Итак, чтобы зарегистрировать платежную операцию, откройте Карту пациента и перейдите на закладку Оплата, щелкнув мышью на соответствующем заголовке (описание закладки Оплата приведено в разделе 8).
Регистрация платежных операций осуществляется с помощью стандартных операций Вставить, Изменить, Удалить.
3.1 Как ввести новую платежную операцию
Рекомендация. Чтобы новая платежная операция была автоматически связана с курсом лечения, отметьте на навигаторе оплат опцию По лечению, затем в списке Лечения щелчком мыши или с помощью кнопок Предыдущее лечение, Следующее лечение выделите курс лечения, с которым Вы хотите связать новую платежную операцию и вновь перейдите на закладку Оплата. В этом случае при регистрации новой платежной операции Вам не придется заполнять номер курса лечения и сумму - они будут заполняться автоматически.
Чтобы ввести новую платежную операцию:
• Активизируйте список Платежных операций на закладке Оплата, щелкнув мышью на любом месте списка.
• Нажмите клавишу Ins или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на любом месте списка, и выберите пункт Вставить.
• Появится форма Платежная операция для ввода новой платежной операции.
Введите или измените требуемые данные в форме:
Дата – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа.
По лечению – номер курса лечения, к которому относится платежная операция. Если ввод операции осуществляется в режиме По лечению (см. рекомендацию выше), то номер лечения заполняется автоматически. ФО: Форма оплаты.
Специалист – специалист, с которым связана или в пользу которого осуществляется данная платежная операция. Если ввод осуществляется в режиме По лечению, то поле специалиста заполняется автоматически значением Ведущий специалист курса лечения. Вы также можете изменить специалиста на другое значение, выбрав его из справочника специалистов, по кнопке справа от поля ввода.
Операция – наименование платежной операции. Вы можете ввести сюда любое значение с помощью клавиатуры, или заполнить его из списка по кнопке справа от поля ввода. При выборе значений из списка тип платежной операции устанавливается автоматически.
Тип – тип платежной операции (начислено, оплачено, начислено и оплачено). При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если ввод операции осуществляется в режиме По лечению, то начисленной и оплаченной суммам автоматически присваиваются значения, равные стоимости курса лечения. Начислено – сумма начисленная.
Оплачено – сумма оплаченная.
Если ввод операции осуществляется в режиме По лечению, то начисленной и оплаченной суммам автоматически присваиваются значения, равные стоимости курса лечения. Эти значения Вы можете изменить.
Система позволяет регистрировать суммы начислений и оплат в любых валютах, которых выбираются из списков по кнопкам справа от основных полей ввода. При изменении валют системой автоматически заполняются и запоминаются соответствующие курсы валют для возможности дальнейшего для пересчета в единую валюту при финансовом анализе. По умолчанию используются текущие курсы валют, заданные в справочнике валют.
Вы можете изменить запоминаемые курсы валют вручную непосредственно в форме регистрации операции, например, в том случае, когда платежная операция регистрируется задним числом. Эти значения снова можно восстановить из справочника по кнопке Взять текущий.
Комментарий – комментарий к платежной операции.
• Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter.
Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке оплат по курсу лечения.
При этом стоимость всех начислений и оплат пациента будет автоматически пересчитана в единую валюту (столбцы Начислено^ и Оплачено^), а также будут пересчитаны их суммарные значения и сальдо.
3.2 Как изменить платежную операцию
• Активизируйте список Платежных операций на закладке Оплата, щелкнув мышью на любом месте списка.
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать.
• Нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на изменяемой записи, и выберите пункт Изменить. Появится форма Платежная операция для редактирования. • Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля.
• Для сохранения изменений нажмите кнопку OK или клавишу Enter. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc.
Измененная платежная операция появится в списке оплат по курсу лечения.
При этом стоимость всех начислений и оплат пациента будет автоматически пересчитана в единую валюту (столбцы Начислено^ и Оплачено^), а также будут пересчитаны их суммарные значения и сальдо.
3.3 Как удалить платежную операцию
• Активизируйте список Платежных операций на закладке Оплата, щелкнув мышью на любом месте списка.
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить.
• Нажмите на клавиатуре клавишу Del или выберите пункт всплывающего меню Удалить. • Появится запрос на удаление платежной операции.
• Нажмите OK (или клавишу Enter на клавиатуре).
Платежная операция будет удалена из базы данных.
При этом стоимость всех начислений и оплат пациента, а также сальдо пациента будут автоматически пересчитаны.
