Учет оплаты и расчеты с пациентами
После того, как курс лечения зарегистрирован, и рассчитана его стоимость, можно регистрировать оплату за лечение.
Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде списка платежных операций (начислений и оплат) и отображается в форме Карта пациента / Лечение и оплата / Оплата / список Начисления и платежи. Каждая запись в списке может представлять собой одну из следующих платежных операций:
• Начислено и оплачено. Используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: начисленную сумму и оплаченную сумму. Сумма начисленная – это то, что пациент должен клинике за лечение. Сумма оплаченная – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.
• Только начислено (только начислено, но не оплачено). Используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.
• Только оплачено (оплачено, но ничего не начислено). Используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга.
После редактирования записи в лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором.
Таким образом, система CS Polibase позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Для примера рассмотрим три случая:
- случай полной оплаты за один раз
- случай оплаты двумя частями (частичной оплаты и возврата долга на следующий день)
- случай предоплаты и дальнейшей оплаты с депозита за выполненные услуги
Полная оплата за один раз
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть зарегистрирована одна платежная операция:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб |
|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 3000 |
Оплата частями
Например, вы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб |
|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 2000 |
| 02.06.2015 | 0 | 1000 |
Итак, чтобы зарегистрировать оплату, откройте Карту пациента и перейдите на закладку Оплата, щелкнув мышью на соответствующем заголовке (описание закладки Оплата приведено в разделе 8). Регистрация платежных операций осуществляется с помощью стандартных операций Вставить, Изменить, Удалить.
1 Как ввести новую платежную операцию
Рекомендация. Чтобы новая платежная операция была автоматически связана с курсом лечения, отметьте на навигаторе оплат опцию По лечению, затем в списке Лечения щелчком мыши или с помощью кнопок Предыдущее лечение, Следующее лечение выделите курс лечения, с которым Вы хотите связать новую платежную операцию и вновь перейдите на закладку Оплата. В этом случае при регистрации новой платежной операции Вам не придется заполнять номер курса лечения и сумму - они будут заполняться автоматически.
Чтобы ввести новую платежную операцию:
• Активизируйте список Платежных операций на закладке Оплата, щелкнув мышью на любом месте списка.
• Нажмите клавишу Ins или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на любом месте списка, и выберите пункт Вставить.
• Появится форма Платежная операция для ввода новой платежной операции.
Введите или измените требуемые данные в форме:
Дата – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа.
По лечению – номер курса лечения, к которому относится платежная операция. Если ввод операции осуществляется в режиме По лечению (см. рекомендацию выше), то номер лечения заполняется автоматически. ФО: Форма оплаты.
Специалист – специалист, с которым связана или в пользу которого осуществляется данная платежная операция. Если ввод осуществляется в режиме По лечению, то поле специалиста заполняется автоматически значением Ведущий специалист курса лечения. Вы также можете изменить специалиста на другое значение, выбрав его из справочника специалистов, по кнопке справа от поля ввода.
Операция – наименование платежной операции. Вы можете ввести сюда любое значение с помощью клавиатуры, или заполнить его из списка по кнопке справа от поля ввода. При выборе значений из списка тип платежной операции устанавливается автоматически.
Тип – тип платежной операции (начислено, оплачено, начислено и оплачено). При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если ввод операции осуществляется в режиме По лечению, то начисленной и оплаченной суммам автоматически присваиваются значения, равные стоимости курса лечения. Начислено – сумма начисленная.
Оплачено – сумма оплаченная.
Если ввод операции осуществляется в режиме По лечению, то начисленной и оплаченной суммам автоматически присваиваются значения, равные стоимости курса лечения. Эти значения Вы можете изменить.
Система позволяет регистрировать суммы начислений и оплат в любых валютах, которых выбираются из списков по кнопкам справа от основных полей ввода. При изменении валют системой автоматически заполняются и запоминаются соответствующие курсы валют для возможности дальнейшего для пересчета в единую валюту при финансовом анализе. По умолчанию используются текущие курсы валют, заданные в справочнике валют.
Вы можете изменить запоминаемые курсы валют вручную непосредственно в форме регистрации операции, например, в том случае, когда платежная операция регистрируется задним числом. Эти значения снова можно восстановить из справочника по кнопке Взять текущий.
Комментарий – комментарий к платежной операции.
• Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter.
Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке оплат по курсу лечения.
При этом стоимость всех начислений и оплат пациента будет автоматически пересчитана в единую валюту (столбцы Начислено^ и Оплачено^), а также будут пересчитаны их суммарные значения и сальдо.
2 Как изменить платежную операцию
• Активизируйте список Платежных операций на закладке Оплата, щелкнув мышью на любом месте списка.
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать.
• Нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на изменяемой записи, и выберите пункт Изменить. Появится форма Платежная операция для редактирования. • Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля.
• Для сохранения изменений нажмите кнопку OK или клавишу Enter. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc.
Измененная платежная операция появится в списке оплат по курсу лечения.
При этом стоимость всех начислений и оплат пациента будет автоматически пересчитана в единую валюту (столбцы Начислено^ и Оплачено^), а также будут пересчитаны их суммарные значения и сальдо.
3 Как удалить платежную операцию
• Активизируйте список Платежных операций на закладке Оплата, щелкнув мышью на любом месте списка.
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить.
• Нажмите на клавиатуре клавишу Del или выберите пункт всплывающего меню Удалить. • Появится запрос на удаление платежной операции.
• Нажмите OK (или клавишу Enter на клавиатуре).
Платежная операция будет удалена из базы данных.
При этом стоимость всех начислений и оплат пациента, а также сальдо пациента будут автоматически пересчитаны.
