Учет оплаты и расчеты с пациентами — различия между версиями
Oleg (обсуждение | вклад) |
Oleg (обсуждение | вклад) |
||
Строка 2: | Строка 2: | ||
= Общая схема начисления и оплаты = | = Общая схема начисления и оплаты = | ||
− | |||
− | (выполненные услуги и/или проданные медицинские товары). Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций | + | После того, как счет - протокол лечения зарегистрирован, и рассчитана его стоимость, можно регистрировать оплату за лечение (выполненные услуги и/или проданные медицинские товары). Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций (начислений и оплат) и отображается в форме ''Карта пациента / Лечение и оплата'', список ''Начисления и платежи''. Каждая запись в списке может представлять собой платежную операцию одного из следующих типов: |
− | + | • '''Начислено и оплачено'''. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: ''Начислено'' – это то, что пациент должен клинике за лечение. ''Оплачено'' – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать. | |
+ | |||
+ | • '''Только начислено''' (только начислено, но не оплачено: ''Начислено не равно 0'', ''Оплачено = 0''). Операция используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг. | ||
− | + | • '''Только оплачено''' (оплачено, но ничего не начислено: ''Начислено = 0'', ''Оплачено не равно 0''). Операция используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга. | |
− | + | В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором. | |
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если | + | |
− | + | ||
− | сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором. | + | |
Таким образом, система ''CS Polibase'' позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Для примера рассмотрим следующие случаи начислений и платежей: | Таким образом, система ''CS Polibase'' позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Для примера рассмотрим следующие случаи начислений и платежей: | ||
− | • Полная оплаты счета за один раз | + | • Полная оплаты счета за один раз |
− | • Оплата счета по частям за выполненную работу (частичная оплата и возврат долга на следующий день) | + | • Оплата счета по частям за выполненную работу (частичная оплата и возврат долга на следующий день) |
− | • Оплата счета по частям с доначислением за дополнительно выполненную работу | + | • Оплата счета по частям с доначислением за дополнительно выполненную работу |
− | • Предоплата и дальнейшая оплата с депозита за выполненную работу | + | • Предоплата и дальнейшая оплата с депозита за выполненную работу |
'''Полная оплата за один раз''' | '''Полная оплата за один раз''' | ||
− | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть | + | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть зарегистрирована одна платежная операция: |
− | + | ||
− | зарегистрирована одна платежная операция: | + | |
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" | ||
Строка 59: | Строка 38: | ||
'''Оплата по частям''' | '''Оплата по частям''' | ||
− | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а | + | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей. |
− | + | ||
− | затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей. | + | |
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции: | В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции: | ||
Строка 77: | Строка 54: | ||
'''Оплата по частям с доначислением''' | '''Оплата по частям с доначислением''' | ||
− | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не | + | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не закрыли, потому что пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет. |
− | + | ||
− | закрыли, потому что пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет. | + | |
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции: | В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции: | ||
Строка 95: | Строка 70: | ||
'''Предоплата и оплата с депозита''' | '''Предоплата и оплата с депозита''' | ||
− | Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно | + | Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно снять с депозита пациента сумму 3000 рублей и оплатить счет на сумму 3000 рублей за выполненные работы. |
− | + | ||
− | снять с депозита пациента сумму 3000 рублей и оплатить счет на сумму 3000 рублей за выполненные работы. | + | |
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции: | В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции: | ||
Строка 115: | Строка 88: | ||
= Как регистрировать начисления и платежи = | = Как регистрировать начисления и платежи = | ||
− | |||
− | (кассиру). Регистрация оплаты по счету возможна в следующих модулях и местах программы: | + | Медицинская информационная система ''CS Polibase'' предлагает несколько способов и графических интерфейсов для регистрации начислений и платежей, в зависимости от того, как организован процесс приема платежей в медицинском учреждении и как удобнее конкретному пользователю (кассиру). Регистрация оплаты по счету возможна в следующих модулях и местах программы: |
• ''Запись на прием на день'' и ''Запись на прием по дням'' | • ''Запись на прием на день'' и ''Запись на прием по дням'' | ||
Строка 128: | Строка 100: | ||
== Регистрация оплаты в модулях ''Запись на прием на день'' и ''Запись на прием по дням'' == | == Регистрация оплаты в модулях ''Запись на прием на день'' и ''Запись на прием по дням'' == | ||
− | Формы ''Запись на прием'' показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько | + | Формы ''Запись на прием'' показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: ''Новый протокол'', ''Открыть протокол'' и кнопка ''Оплатить''. |
− | + | ||
− | дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с | + | |
− | + | ||
− | картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые | + | |
− | + | ||
− | для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: ''Новый протокол'', ''Открыть протокол'' и | + | |
− | + | ||
− | кнопка ''Оплатить''. | + | |
Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно: | Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно: | ||
− | + | • Выделить нужный прием | |
− | + | ||
− | + | ||
− | когда лечение будет закончено, | + | • Создать для него протокол - счет и внести в него выполненные услуги (обычно это делает врач или администратор регистратуры) и, когда лечение будет закончено, |
− | + | • Нажать кнопку ''Оплатить'' (обычно это делает кассир или администратор регистратуры). | |
Строка 161: | Строка 123: | ||
• Из модуля ''Общий реестр медицинских записей'' | • Из модуля ''Общий реестр медицинских записей'' | ||
− | • Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные | + | • Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл. |
− | + | ||
− | перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл. | + | |
Чтобы зарегистрировать оплату через форму ''Карта пациента'' нужно: | Чтобы зарегистрировать оплату через форму ''Карта пациента'' нужно: | ||
− | + | • Открыть ''Карту пациента'' из любого указанного выше места | |
− | + | • Перейти на закладку ''Лечение и оплата'' | |
− | + | • Выделить нужный ''Счет - протокол'' или ''Наряд'' | |
− | + | • Использовать функции (кнопки): ''Оплатить счет, Предоплата клиента, Оплата с депозита клиента, Возврат клиенту, Предоплата организации, Оплата с депозита организации''. | |
− | + | Общая рекомендация: При регистрации нового счета - протокола через Карту пациента рекомендуется создавать счет "от приема", т.е. для создания нового счета - протокола лучше использовать кнопку ''Протокол лечения'' на закладке ''Приемы и контакты''. В этом случае новый счет будет автоматически связан с приемом, специалист в новом счете и услуга (если она заполнена в приеме) будут автоматически заполнены в новом счете, а также заработает механизм автоматического изменения статуса приема в зависимости от состояния счета и его оплаты. | |
− | + | Для того, чтобы создание счета "от приема" сделать обязательным, рекомендуется пользователю установить ограничение ''Создавать счета только через контакты'' (модуль ''Пользователи / Права и ограничения'' / раздел ''Счета и протоколы'') | |
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
== Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов" == | == Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов" == | ||
− | ''Общий реестр счетов'' удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды | + | ''Общий реестр счетов'' удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром). В этом случае все счета и наряды попадают в один список - ''Общий реестр счетов'' и кассир видит все счета и наряды, представленные к оплате (т.е. те, у которых стоит признак - дата ''К оплате"), одним списком. |
− | + | ||
− | оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами | + | |
− | + | ||
− | регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром). В этом случае все счета и | + | |
− | + | ||
− | наряды попадают в один список - ''Общий реестр счетов'' и кассир видит все счета и наряды, представленные к оплате (т.е. те, у | + | |
− | + | ||
− | которых стоит признак - дата ''К оплате"), одним списком. | + | |
Чтобы зарегистрировать оплату через модуль ''Общий реестр счетов'' нужно: | Чтобы зарегистрировать оплату через модуль ''Общий реестр счетов'' нужно: | ||
− | + | • Открыть модуль ''Общий реестр счетов'' | |
− | + | • Выделить нужный счет | |
− | + | • Нажить кнопку ''Оплатить'' или, в случае приема предоплаты, кнопку ''Предоплата''. | |
= Как редактировать начисления и платежи = | = Как редактировать начисления и платежи = | ||
− | Редактирование платежной операции осуществляется в форме ''Платежная операция''. При создании новой платежной операции по | + | Редактирование платежной операции осуществляется в форме ''Платежная операция''. При создании новой платежной операции по кнопкам ''Оплатить'', описанным выше, и по кнопке ''Изменить'' открывается эта форма, где автоматически заполняются дата, суммы начисления и оплаты, а также все необходимые связи платежной операции с пациентом, специалистом (специалистами), организацией (если оплата безналичная), формой оплаты. |
− | + | ||
− | кнопкам ''Оплатить'', описанным выше, и по кнопке ''Изменить'' открывается эта форма, где автоматически заполняются дата, суммы | + | |
− | + | ||
− | начисления и оплаты, а также все необходимые связи платежной операции с пациентом, специалистом (специалистами), организацией | + | |
− | + | ||
− | (если оплата безналичная), формой оплаты. | + | |
Форма ''Платежная операция'' содержит следующие поля: | Форма ''Платежная операция'' содержит следующие поля: | ||
Строка 226: | Строка 161: | ||
• '''Дата''' – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа. | • '''Дата''' – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа. | ||
− | Разрешения и запреты на изменение даты и платежной операции в целом регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для | + | Разрешения и запреты на изменение даты и платежной операции в целом регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль ''Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции''), а также общими и частными настройками (''Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения'') |
− | + | ||
− | каждого пользователя индивидуально (модуль ''Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции''), а также общими и частными | + | |
− | + | ||
− | настройками (''Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / | + | |
− | + | ||
− | Частная дата запрета изменения'') | + | |
• '''Номер''' - уникальный номер платежной операции, присваивается системой автоматически, изменению не подлежит | • '''Номер''' - уникальный номер платежной операции, присваивается системой автоматически, изменению не подлежит | ||
Строка 240: | Строка 169: | ||
• '''Тип''' – тип платежной операции (начислено и оплачено, только начислено, только оплачено, предоплата). | • '''Тип''' – тип платежной операции (начислено и оплачено, только начислено, только оплачено, предоплата). | ||
− | При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если | + | При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если платежная операция связана со счетом, то суммы автоматически проставляются из соответствующего счета - протокола. |
− | + | ||
− | платежная операция связана со счетом, то суммы автоматически проставляются из соответствующего счета - протокола. | + | |
• '''Форма оплаты''' - форма оплаты (наличная, безналичная, карта, баллы и т.п.) | • '''Форма оплаты''' - форма оплаты (наличная, безналичная, карта, баллы и т.п.) | ||
− | • '''Дисконтная карта''' - номер дисконтной карты (можно ввести через сканер штрих-кода), если используется накопительная система | + | • '''Дисконтная карта''' - номер дисконтной карты (можно ввести через сканер штрих-кода), если используется накопительная система скидок |
− | + | ||
− | скидок | + | |
• '''Начислено''' – сумма начисленная | • '''Начислено''' – сумма начисленная | ||
Строка 254: | Строка 179: | ||
• '''Оплачено''' – сумма оплаченная | • '''Оплачено''' – сумма оплаченная | ||
− | Если ввод операции осуществляется в связи со счетом, то суммам Начислено и Оплачено присваиваются значения из соответствующего | + | Если ввод операции осуществляется в связи со счетом, то суммам Начислено и Оплачено присваиваются значения из соответствующего счета автоматически в зависимости от типа платежной операции (нажатой кнопки). |
− | + | ||
− | счета автоматически в зависимости от типа платежной операции (нажатой кнопки). | + | |
• '''Всего баллов''' - количество начисленных баллов (если используется накопительная система баллов). | • '''Всего баллов''' - количество начисленных баллов (если используется накопительная система баллов). | ||
Строка 268: | Строка 191: | ||
• '''Подразделение''' - подразделение, в пользу которого принимается оплата. | • '''Подразделение''' - подразделение, в пользу которого принимается оплата. | ||
− | Для обычной платежной операции подразделение заполняется по должности специалиста в штатном расписании. В случае приема | + | Для обычной платежной операции подразделение заполняется по должности специалиста в штатном расписании. В случае приема предоплаты подразделение задается частной настройкой пользователя: Настройки частные / Счета и оплата / Подразделение для получения предоплаты. |
− | + | Связь платежной операции с подразделением используется для дальнейшего расчета статистических показателей подразделений по оплате. | |
− | + | • Связи: '''Специалист 1, Специалист 2, Специалист 3,Специалист 4''' - специалисты, с которыми связана / в пользу которых осуществляется платежная операция. Если платежная операция связана со счетом, то поля специалистов заполняются автоматически значениями из соответствующего счета - протокола. | |
− | + | • '''Состояние оплаты по счету''' - список всех предыдущих платежных операций, связанных со счетом, по которому проводится платежная операция, а также суммы: Всего к оплате, Начислено ранее, Оплачено ранее, Доначислено, Остаток к оплате, которые считаются автоматически и показывают состояние оплаты по связанному с платежной операцией счету | |
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | + | ||
− | • '''Состояние оплаты по счету''' - список всех предыдущих платежных операций, связанных со счетом, по которому проводится | + | |
− | + | ||
− | платежная операция, а также суммы: Всего к оплате, Начислено ранее, Оплачено ранее, Доначислено, Остаток к оплате, которые | + | |
− | + | ||
− | считаются автоматически и показывают состояние оплаты по связанному с платежной операцией счету | + | |
• '''Счет''' или '''Наряд''' - номер счета или наряда, с которым связана платежная операция, заполняется автоматически | • '''Счет''' или '''Наряд''' - номер счета или наряда, с которым связана платежная операция, заполняется автоматически | ||
− | • '''Верифицировано или распечатан чек''' - признаки верификации или печати чека на фискальном регистраторе, которые запрещают | + | • '''Верифицировано или распечатан чек''' - признаки верификации или печати чека на фискальном регистраторе, которые запрещают дальнейшее редактирование платежной операции. |
− | + | ||
− | дальнейшее редактирование платежной операции. | + | |
− | + | ||
− | + | ||
− | устанавливать признак верификации и Право удалять признак верификации | + | Разрешения проставлять или снимать признак верификации устанавливаются правами Пользователи / Права и ограничения / Право устанавливать признак верификации и Право удалять признак верификации |
Строка 316: | Строка 221: | ||
• Сделайте двойной щелчок мыши на записи или нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на записи, и выберите пункт ''Изменить''. Появится форма ''Платежная операция'' для редактирования. | • Сделайте двойной щелчок мыши на записи или нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на записи, и выберите пункт ''Изменить''. Появится форма ''Платежная операция'' для редактирования. | ||
− | • Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или | + | • Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля. |
− | + | ||
− | используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из | + | |
− | + | ||
− | справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля. | + | |
− | • Для сохранения изменений нажмите кнопку ''OK'' или клавишу ''Enter''. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите | + | • Для сохранения изменений нажмите кнопку ''OK'' или клавишу ''Enter''. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку ''Отмена'' или клавишу ''Esc''. |
− | + | ||
− | кнопку ''Отмена'' или клавишу ''Esc''. | + | |
Измененная платежная операция появится в соответствующем списке платежных операций. | Измененная платежная операция появится в соответствующем списке платежных операций. | ||
Строка 343: | Строка 242: | ||
Платежная операция будет удалена из базы данных. | Платежная операция будет удалена из базы данных. | ||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | + | '''Важно''': | |
− | Частная дата запрета изменения''). Начиная с версии 15.708 по умолчанию запрещено редактировать и удалять однажды зарегистрированные платежные операции. Их редактирование и удаление возможно только после предоставления пользователю отдельных прав. | + | Разрешения и запреты на изменение и удаление платежных операций регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль ''Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции''), а также общими и частными настройками (''Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения''). Начиная с версии 15.708 по умолчанию запрещено редактировать и удалять однажды зарегистрированные платежные операции. Их редактирование и удаление возможно только после предоставления пользователю отдельных прав. |
[[Руководство пользователя CS Polibase|Вернуться в начало]] | [[Руководство пользователя CS Polibase|Вернуться в начало]] |
Версия 23:10, 1 октября 2015
Содержание
1 Общая схема начисления и оплаты
После того, как счет - протокол лечения зарегистрирован, и рассчитана его стоимость, можно регистрировать оплату за лечение (выполненные услуги и/или проданные медицинские товары). Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций (начислений и оплат) и отображается в форме Карта пациента / Лечение и оплата, список Начисления и платежи. Каждая запись в списке может представлять собой платежную операцию одного из следующих типов:
• Начислено и оплачено. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: Начислено – это то, что пациент должен клинике за лечение. Оплачено – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.
• Только начислено (только начислено, но не оплачено: Начислено не равно 0, Оплачено = 0). Операция используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.
• Только оплачено (оплачено, но ничего не начислено: Начислено = 0, Оплачено не равно 0). Операция используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга.
В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором.
Таким образом, система CS Polibase позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Для примера рассмотрим следующие случаи начислений и платежей:
• Полная оплаты счета за один раз
• Оплата счета по частям за выполненную работу (частичная оплата и возврат долга на следующий день)
• Оплата счета по частям с доначислением за дополнительно выполненную работу
• Предоплата и дальнейшая оплата с депозита за выполненную работу
Полная оплата за один раз
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть зарегистрирована одна платежная операция:
Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
---|---|---|---|---|
01.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 |
Оплата по частям
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции:
Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
---|---|---|---|---|
01.06.2015 | 3000 | 2000 | 125 | Начислено и частично оплачено за лечение по счету 125 |
02.06.2015 | 0 | 1000 | 125 | Оплата остатка (долга) за лечение по счету 125 |
Оплата по частям с доначислением
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не закрыли, потому что пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
---|---|---|---|---|
01.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 |
02.06.2015 | 2000 | 2000 | 125 | Доначислено и оплачено за лечение по счету 125 |
Предоплата и оплата с депозита
Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно снять с депозита пациента сумму 3000 рублей и оплатить счет на сумму 3000 рублей за выполненные работы.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
---|---|---|---|---|
01.06.2015 | 0 | 5000 | 0 | Предоплата клиента |
02.06.2015 | 0 | -3000 | 125 | Снято с предоплаты (депозита) на счет 125 |
02.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 с предоплаты |
2 Как регистрировать начисления и платежи
Медицинская информационная система CS Polibase предлагает несколько способов и графических интерфейсов для регистрации начислений и платежей, в зависимости от того, как организован процесс приема платежей в медицинском учреждении и как удобнее конкретному пользователю (кассиру). Регистрация оплаты по счету возможна в следующих модулях и местах программы:
• Запись на прием на день и Запись на прием по дням
• Карта пациента / Лечение и оплата
• Общий реестр счетов
2.1 Регистрация оплаты в модулях Запись на прием на день и Запись на прием по дням
Формы Запись на прием показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: Новый протокол, Открыть протокол и кнопка Оплатить.
Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно:
• Выделить нужный прием
• Создать для него протокол - счет и внести в него выполненные услуги (обычно это делает врач или администратор регистратуры) и, когда лечение будет закончено,
• Нажать кнопку Оплатить (обычно это делает кассир или администратор регистратуры).
2.2 Регистрация оплаты в форме "Карта пациента / Лечение и оплата"
Карту пациента можно открывать в различных модулях и местах программы в зависимости от контекста решаемой задачи:
• Из общего реестра пациентов (модуль Данные / Клиенты)
• Из модулей Запись на прием на день и Запись на прием по дням
• Из модуля Общий реестр счетов
• Из модуля Общий реестр медицинских записей
• Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл.
Чтобы зарегистрировать оплату через форму Карта пациента нужно:
• Открыть Карту пациента из любого указанного выше места
• Перейти на закладку Лечение и оплата
• Выделить нужный Счет - протокол или Наряд
• Использовать функции (кнопки): Оплатить счет, Предоплата клиента, Оплата с депозита клиента, Возврат клиенту, Предоплата организации, Оплата с депозита организации.
Общая рекомендация: При регистрации нового счета - протокола через Карту пациента рекомендуется создавать счет "от приема", т.е. для создания нового счета - протокола лучше использовать кнопку Протокол лечения на закладке Приемы и контакты. В этом случае новый счет будет автоматически связан с приемом, специалист в новом счете и услуга (если она заполнена в приеме) будут автоматически заполнены в новом счете, а также заработает механизм автоматического изменения статуса приема в зависимости от состояния счета и его оплаты.
Для того, чтобы создание счета "от приема" сделать обязательным, рекомендуется пользователю установить ограничение Создавать счета только через контакты (модуль Пользователи / Права и ограничения / раздел Счета и протоколы)
2.3 Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов"
Общий реестр счетов удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром). В этом случае все счета и наряды попадают в один список - Общий реестр счетов и кассир видит все счета и наряды, представленные к оплате (т.е. те, у которых стоит признак - дата К оплате"), одним списком.
Чтобы зарегистрировать оплату через модуль Общий реестр счетов нужно:
• Открыть модуль Общий реестр счетов
• Выделить нужный счет
• Нажить кнопку Оплатить или, в случае приема предоплаты, кнопку Предоплата.
3 Как редактировать начисления и платежи
Редактирование платежной операции осуществляется в форме Платежная операция. При создании новой платежной операции по кнопкам Оплатить, описанным выше, и по кнопке Изменить открывается эта форма, где автоматически заполняются дата, суммы начисления и оплаты, а также все необходимые связи платежной операции с пациентом, специалистом (специалистами), организацией (если оплата безналичная), формой оплаты.
Форма Платежная операция содержит следующие поля:
• Дата – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа.
Разрешения и запреты на изменение даты и платежной операции в целом регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения)
• Номер - уникальный номер платежной операции, присваивается системой автоматически, изменению не подлежит
• Первичный документ - номер первичного документа (необязательный параметр)
• Тип – тип платежной операции (начислено и оплачено, только начислено, только оплачено, предоплата).
При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если платежная операция связана со счетом, то суммы автоматически проставляются из соответствующего счета - протокола.
• Форма оплаты - форма оплаты (наличная, безналичная, карта, баллы и т.п.)
• Дисконтная карта - номер дисконтной карты (можно ввести через сканер штрих-кода), если используется накопительная система скидок
• Начислено – сумма начисленная
• Оплачено – сумма оплаченная
Если ввод операции осуществляется в связи со счетом, то суммам Начислено и Оплачено присваиваются значения из соответствующего счета автоматически в зависимости от типа платежной операции (нажатой кнопки).
• Всего баллов - количество начисленных баллов (если используется накопительная система баллов).
• Назначение операции и Комментарий - назначение операции и комментарий в произвольной текстовой форме
• Плательщик - Клиент (персона - пациент) или Организация, на которого делается начисление и от которого принимается оплата
• Помещение - помещение, с которым связана оплата (например, палата, в случае лечения в стационаре) (необязательный параметр)
• Подразделение - подразделение, в пользу которого принимается оплата.
Для обычной платежной операции подразделение заполняется по должности специалиста в штатном расписании. В случае приема предоплаты подразделение задается частной настройкой пользователя: Настройки частные / Счета и оплата / Подразделение для получения предоплаты.
Связь платежной операции с подразделением используется для дальнейшего расчета статистических показателей подразделений по оплате.
• Связи: Специалист 1, Специалист 2, Специалист 3,Специалист 4 - специалисты, с которыми связана / в пользу которых осуществляется платежная операция. Если платежная операция связана со счетом, то поля специалистов заполняются автоматически значениями из соответствующего счета - протокола.
• Состояние оплаты по счету - список всех предыдущих платежных операций, связанных со счетом, по которому проводится платежная операция, а также суммы: Всего к оплате, Начислено ранее, Оплачено ранее, Доначислено, Остаток к оплате, которые считаются автоматически и показывают состояние оплаты по связанному с платежной операцией счету
• Счет или Наряд - номер счета или наряда, с которым связана платежная операция, заполняется автоматически
• Верифицировано или распечатан чек - признаки верификации или печати чека на фискальном регистраторе, которые запрещают дальнейшее редактирование платежной операции.
Разрешения проставлять или снимать признак верификации устанавливаются правами Пользователи / Права и ограничения / Право устанавливать признак верификации и Право удалять признак верификации
4 Как сохранить новую платежную операцию
• Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter.
Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке платежных операций.
4.1 Как изменить существующую платежную операцию
• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать.
• Сделайте двойной щелчок мыши на записи или нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на записи, и выберите пункт Изменить. Появится форма Платежная операция для редактирования.
• Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля.
• Для сохранения изменений нажмите кнопку OK или клавишу Enter. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc.
Измененная платежная операция появится в соответствующем списке платежных операций.
4.2 Как удалить платежную операцию
• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить.
• Нажмите на клавиатуре клавишу Del или выберите пункт всплывающего меню Удалить.
• Появится запрос на удаление платежной операции.
• Нажмите OK (или клавишу Enter на клавиатуре).
Платежная операция будет удалена из базы данных.
Важно:
Разрешения и запреты на изменение и удаление платежных операций регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения). Начиная с версии 15.708 по умолчанию запрещено редактировать и удалять однажды зарегистрированные платежные операции. Их редактирование и удаление возможно только после предоставления пользователю отдельных прав.