Учет оплаты и расчеты с пациентами — различия между версиями
Oleg (обсуждение | вклад) |
Oleg (обсуждение | вклад) м (Oleg переименовал страницу Учет оплаты за лечение в Учет оплаты и расчеты с пациентами) |
||
| (не показано 11 промежуточных версий этого же участника) | |||
| Строка 1: | Строка 1: | ||
| − | = | + | = Как учитывать оплату? = |
| − | + | == Общая схема начислений и платежей == | |
| − | и/или проданные медицинские товары). | + | После того, как счет - протокол лечения зарегистрирован, и рассчитана его стоимость, можно регистрировать оплату за лечение (выполненные услуги и/или проданные медицинские товары). Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций (начислений и платежей). |
| − | + | Платежные операции отображаются в следующих формах и модулях системы '''CS Polibase''': | |
| − | + | • ''Карта пациента / Лечение и оплата / Начисления и платежи'' | |
| − | • ''' | + | • ''Общий реестр счетов / Платежные операции'' |
| − | + | • ''Статистика / Общий учет начислений и платежей / Детальный перечень'' | |
| − | + | В системе '''CS Polibase''' каждая запись в списке начислений и платежей может представлять собой платежную операцию одного из следующих типов: | |
| − | • '''Только начислено''' (только начислено, но не оплачено: ''Начислено не равно 0'', ''Оплачено = 0''). Операция используется, когда, | + | • '''Начислено и оплачено'''. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: ''Начислено'' – это то, что пациент должен клинике за лечение. ''Оплачено'' – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать. |
| − | + | ||
| − | например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг. | + | • '''Только начислено''' (только начислено, но не оплачено: ''Начислено не равно 0'', ''Оплачено = 0''). Операция используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг. |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | • '''Только оплачено''' (оплачено, но ничего не начислено: ''Начислено = 0'', ''Оплачено не равно 0''). Операция используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга. | |
| − | + | В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором. | |
| − | + | Таким образом, система '''CS Polibase''' позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Рассмотрим для примера следующие случаи начислений и платежей: | |
| − | + | • Полная оплаты счета за один раз | |
| − | + | • Оплата счета по частям за выполненную работу (частичная оплата и возврат долга на следующий день) | |
| + | • Оплата счета по частям с доначислением за дополнительно выполненную работу | ||
| − | + | • Предоплата и дальнейшая оплата с депозита за выполненную работу | |
| − | + | ''' Полная оплата за один раз ''' | |
| − | платежная операция: | + | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть зарегистрирована одна платежная операция: |
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" | ||
| Строка 54: | Строка 45: | ||
|} | |} | ||
| + | ''' Оплата по частям ''' | ||
| − | + | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей. | |
| − | + | ||
| − | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на | + | |
| − | + | ||
| − | следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей. | + | |
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции: | В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции: | ||
| Строка 72: | Строка 60: | ||
|} | |} | ||
| + | ''' Оплата по частям с доначислением ''' | ||
| − | + | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не закрыли, потому что пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет. | |
| − | + | ||
| − | Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не закрыли, потому что | + | |
| − | + | ||
| − | пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет. | + | |
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции: | В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции: | ||
| Строка 90: | Строка 75: | ||
|} | |} | ||
| + | ''' Предоплата и оплата с депозита ''' | ||
| − | + | Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно снять с депозита пациента сумму 3000 рублей и оплатить этой суммой счет на 3000 рублей за выполненные работы. | |
| − | + | ||
| − | Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно снять с депозита | + | |
| − | + | ||
| − | пациента сумму 3000 рублей и оплатить счет за выполненные работы. | + | |
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции: | В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции: | ||
| Строка 105: | Строка 87: | ||
|01.06.2015||0||5000||0||Предоплата клиента | |01.06.2015||0||5000||0||Предоплата клиента | ||
|- | |- | ||
| − | |02.06.2015||0||-3000||125|| Снято с депозита на счет 125 | + | |02.06.2015||0||-3000||125|| Снято с предоплаты (депозита) на счет 125 |
|- | |- | ||
|02.06.2015||3000||3000||125|| Начислено и оплачено за лечение по счету 125 с предоплаты | |02.06.2015||3000||3000||125|| Начислено и оплачено за лечение по счету 125 с предоплаты | ||
|} | |} | ||
| + | Двойная запись "Снято с депозита" - "Начислено и оплачено за лечение с предоплаты" совершается автоматически по кнопке "Оплатить с депозита клиента". | ||
| − | = Как регистрировать начисления и платежи = | + | == Как регистрировать начисления и платежи == |
| − | + | [http://www.polibase.ru Медицинская информационная система] '''CS Polibase''' предлагает несколько способов и графических интерфейсов для регистрации начислений и платежей, в зависимости от того, как организован процесс приема платежей в медицинском учреждении и как удобнее конкретному пользователю (кассиру). Регистрация новой платежной записи возможна в следующих модулях и местах программы: | |
| − | + | • ''Запись на прием на день'' и ''Запись на прием по дням'' | |
| − | + | • ''Карта пациента / Лечение и оплата'' | |
| − | • | + | • ''Общий реестр счетов'' |
| − | + | === Регистрация оплаты в модулях ''Запись на прием на день'' и ''Запись на прием по дням'' === | |
| − | + | Формы ''Запись на прием'' показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: ''Новый протокол'', ''Открыть протокол'' и кнопка ''Оплатить''. | |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с картами пациентов непосредственно из | + | |
| − | + | ||
| − | сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые для создания и редактирования протокола лечения (счета) | + | |
| − | + | ||
| − | и его последующей оплаты: Новый протокол, Открыть протокол и кнопка Оплатить. | + | |
Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно: | Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно: | ||
| − | + | • Выделить нужный прием | |
| − | + | • Создать для него протокол - счет и внести в него выполненные услуги (обычно это делает врач или администратор регистратуры) и, когда лечение будет закончено, | |
| − | + | • Нажать кнопку ''Оплатить'' (обычно это делает кассир или администратор регистратуры). | |
| − | + | === Регистрация оплаты в форме "Карта пациента / Лечение и оплата" === | |
| + | ''Карту пациента'' можно открывать в различных модулях и местах программы в зависимости от контекста решаемой задачи: | ||
| − | + | • Из общего реестра пациентов (модуль ''Данные / Клиенты'') | |
| − | + | • Из модулей ''Запись на прием на день'' и ''Запись на прием по дням'' | |
| − | • Из | + | • Из модуля ''Общий реестр счетов'' |
| − | • Из | + | • Из модуля ''Общий реестр медицинских записей'' |
| − | • | + | • Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл. |
| − | + | Чтобы зарегистрировать оплату через форму ''Карта пациента'' нужно: | |
| − | • | + | • Открыть ''Карту пациента'' из любого указанного выше места |
| − | + | • Перейти на закладку ''Лечение и оплата'' | |
| − | + | • Выделить нужный ''Счет - протокол'' или ''Наряд'' | |
| − | + | • Использовать функции (кнопки): ''Оплатить счет, Предоплата клиента, Оплата с депозита клиента, Возврат клиенту, Предоплата организации, Оплата с депозита организации''. | |
| − | - | + | Общая рекомендация: При регистрации нового счета - протокола через Карту пациента рекомендуется создавать счет "от приема", т.е. для создания нового счета - протокола лучше использовать кнопку ''Протокол лечения'' на закладке ''Приемы и контакты''. В этом случае новый счет будет автоматически связан с приемом, специалист в новом счете и услуга (если она заполнена в приеме) будут автоматически заполнены в новом счете, а также заработает механизм автоматического изменения статуса приема в зависимости от состояния счета и его оплаты. |
| − | + | Для того, чтобы создание счета "от приема" сделать обязательным, рекомендуется пользователю установить ограничение ''Создавать счета только через контакты'' (модуль ''Пользователи / Права и ограничения'' / раздел ''Счета и протоколы'') | |
| − | + | === Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов" === | |
| − | + | ''Общий реестр счетов'' удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром). | |
| − | + | В этом случае все счета и наряды попадают в один список - ''Общий реестр счетов'' и кассир видит все счета и наряды, представленные к оплате (т.е. те, у которых стоит признак - дата ''К оплате"), одним списком. | |
| − | Общий реестр счетов | + | Чтобы зарегистрировать оплату через модуль ''Общий реестр счетов'' нужно: |
| − | + | • Открыть модуль ''Общий реестр счетов'' | |
| − | + | • Выделить нужный счет | |
| − | + | • Нажить кнопку ''Оплатить'' или, в случае приема предоплаты, кнопку ''Предоплата''. | |
| − | + | == Как редактировать начисления и платежи == | |
| − | + | Редактирование платежной операции осуществляется в форме ''Платежная операция''. При создании новой платежной операции по кнопкам ''Оплатить'', описанным выше, и по кнопке ''Изменить'' открывается эта форма, где регистрируются дата, суммы начисления и оплаты, а также все необходимые связи платежной операции с пациентом, специалистом (специалистами), организацией (если оплата безналичная), формой оплаты. | |
| − | + | Как правило, в форме ''Платежная операция'' оператору нужно ввести / отредактировать только два основных поля: сумму ''Начислено'' и сумму ''Оплачено''. Остальные поля заполняются автоматически. | |
| + | Форма ''Платежная операция'' содержит следующие поля: | ||
| − | + | • '''Дата''' – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа. | |
| − | + | Разрешения и запреты на изменение даты и платежной операции в целом регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль ''Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции''), а также общими и частными настройками (''Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения'') | |
| − | + | • '''Номер''' - уникальный номер платежной операции, присваивается системой автоматически, изменению не подлежит | |
| − | + | • '''Первичный документ''' - номер первичного документа (необязательный параметр) | |
| − | + | • '''Тип''' – тип платежной операции (начислено и оплачено, только начислено, только оплачено, предоплата). | |
| − | + | При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если платежная операция связана со счетом, то суммы автоматически проставляются из соответствующего счета - протокола. | |
| − | + | • '''Форма оплаты''' - форма оплаты (наличная, безналичная, карта, баллы и т.п.) | |
| − | + | • '''Дисконтная карта''' - номер дисконтной карты (можно ввести через сканер штрих-кода), если используется накопительная система скидок | |
| − | + | • '''Начислено''' – сумма начисленная | |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | • | + | |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | • '''Оплачено''' – сумма оплаченная | |
| − | + | Если ввод операции осуществляется в связи со счетом, то суммам ''Начислено'' и ''Оплачено'' присваиваются значения из соответствующего счета автоматически в зависимости от типа платежной операции (нажатой кнопки). | |
| − | + | • '''Всего баллов''' - количество начисленных баллов (если используется накопительная система баллов). | |
| − | + | • '''Назначение операции''' и '''Комментарий''' - назначение операции и комментарий в произвольной текстовой форме | |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | • '''Плательщик''' - ''Клиент'' (персона - пациент) или ''Организация'', на которого делается начисление и от которого принимается оплата | |
| − | + | • '''Помещение''' - помещение, с которым связана оплата (например, палата, в случае лечения в стационаре) (необязательный параметр) | |
| − | + | • '''Подразделение''' - подразделение, в пользу которого принимается оплата. | |
| − | + | Для обычной платежной операции подразделение заполняется по должности специалиста в штатном расписании. В случае приема предоплаты подразделение задается частной настройкой пользователя: Настройки частные / Счета и оплата / Подразделение для получения предоплаты. | |
| − | + | Связь платежной операции с подразделением используется для дальнейшего расчета статистических показателей подразделений по оплате. | |
| − | + | • Связи: '''Специалист 1, Специалист 2, Специалист 3,Специалист 4''' - специалисты, с которыми связана / в пользу которых осуществляется платежная операция. Если платежная операция связана со счетом, то поля специалистов заполняются автоматически значениями из соответствующего счета - протокола. | |
| − | + | • '''Состояние оплаты по счету''' - список всех предыдущих платежных операций, связанных со счетом, по которому проводится платежная операция, а также суммы: Всего к оплате, Начислено ранее, Оплачено ранее, Доначислено, Остаток к оплате, которые считаются автоматически и показывают состояние оплаты по связанному с платежной операцией счету | |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | • '''Счет''' или '''Наряд''' - номер счета или наряда, с которым связана платежная операция, заполняется автоматически | |
| − | + | • '''Верифицировано или распечатан чек''' - признаки верификации или печати чека на фискальном регистраторе, которые запрещают дальнейшее редактирование платежной операции. | |
| − | + | Разрешения проставлять или снимать признак верификации устанавливаются правами ''Пользователи / Права и ограничения / Право устанавливать признак верификации'' и ''Право удалять признак верификации'' | |
| − | + | === Как сохранить новую платежную операцию === | |
| − | + | • Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter. | |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | • Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter. | + | |
| − | + | Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке платежных операций. | |
| − | + | === Как изменить существующую платежную операцию === | |
| − | + | • Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше). | |
| − | + | • Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать. | |
| − | • | + | • Сделайте двойной щелчок мыши на записи или нажмите на клавиатуре клавишу ''Enter'' или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на записи, и выберите пункт ''Изменить''. Появится форма ''Платежная операция'' для редактирования. |
| − | + | • Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу ''Tab''. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля. | |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | • Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от | + | |
| − | + | ||
| − | поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются по кнопкам, | + | |
| − | + | ||
| − | расположенным справа от редактируемого поля. | + | |
| − | • Для сохранения изменений нажмите кнопку OK или клавишу Enter. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку Отмена или | + | • Для сохранения изменений нажмите кнопку ''OK'' или клавишу ''Enter''. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку ''Отмена'' или клавишу ''Esc''. |
| − | + | Измененная платежная операция появится в соответствующем списке платежных операций. | |
| − | + | === Как удалить платежную операцию === | |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | • Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше). | |
| − | + | • Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить. | |
| − | • | + | • Нажмите на клавиатуре клавишу ''Del'' или выберите пункт всплывающего меню ''Удалить''. |
| − | • | + | • Появится запрос на удаление платежной операции. |
| − | • Нажмите | + | • Нажмите ''OK'' (или клавишу ''Enter'' на клавиатуре). |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
Платежная операция будет удалена из базы данных. | Платежная операция будет удалена из базы данных. | ||
| − | + | ===Важно=== | |
| − | + | ||
| + | Разрешения и запреты на изменение и удаление платежных операций регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль ''Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции''), а также общими и частными настройками (''Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения''). | ||
| + | Начиная с версии 15.708 по умолчанию запрещено редактировать и удалять однажды зарегистрированные платежные операции. Их дальнейшее редактирование и удаление возможно только после предоставления пользователю соответствующих прав. | ||
[[Руководство пользователя CS Polibase|Вернуться в начало]] | [[Руководство пользователя CS Polibase|Вернуться в начало]] | ||
Текущая версия на 13:49, 8 марта 2017
Содержание
1 Как учитывать оплату?
1.1 Общая схема начислений и платежей
После того, как счет - протокол лечения зарегистрирован, и рассчитана его стоимость, можно регистрировать оплату за лечение (выполненные услуги и/или проданные медицинские товары). Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций (начислений и платежей).
Платежные операции отображаются в следующих формах и модулях системы CS Polibase:
• Карта пациента / Лечение и оплата / Начисления и платежи
• Общий реестр счетов / Платежные операции
• Статистика / Общий учет начислений и платежей / Детальный перечень
В системе CS Polibase каждая запись в списке начислений и платежей может представлять собой платежную операцию одного из следующих типов:
• Начислено и оплачено. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: Начислено – это то, что пациент должен клинике за лечение. Оплачено – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.
• Только начислено (только начислено, но не оплачено: Начислено не равно 0, Оплачено = 0). Операция используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.
• Только оплачено (оплачено, но ничего не начислено: Начислено = 0, Оплачено не равно 0). Операция используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга.
В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором.
Таким образом, система CS Polibase позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Рассмотрим для примера следующие случаи начислений и платежей:
• Полная оплаты счета за один раз
• Оплата счета по частям за выполненную работу (частичная оплата и возврат долга на следующий день)
• Оплата счета по частям с доначислением за дополнительно выполненную работу
• Предоплата и дальнейшая оплата с депозита за выполненную работу
Полная оплата за один раз
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть зарегистрирована одна платежная операция:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 |
Оплата по частям
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 2000 | 125 | Начислено и частично оплачено за лечение по счету 125 |
| 02.06.2015 | 0 | 1000 | 125 | Оплата остатка (долга) за лечение по счету 125 |
Оплата по частям с доначислением
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не закрыли, потому что пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 |
| 02.06.2015 | 2000 | 2000 | 125 | Доначислено и оплачено за лечение по счету 125 |
Предоплата и оплата с депозита
Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно снять с депозита пациента сумму 3000 рублей и оплатить этой суммой счет на 3000 рублей за выполненные работы.
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
| Дата | Начислено, руб | Оплачено, руб | Номер счета | Назначение операции |
|---|---|---|---|---|
| 01.06.2015 | 0 | 5000 | 0 | Предоплата клиента |
| 02.06.2015 | 0 | -3000 | 125 | Снято с предоплаты (депозита) на счет 125 |
| 02.06.2015 | 3000 | 3000 | 125 | Начислено и оплачено за лечение по счету 125 с предоплаты |
Двойная запись "Снято с депозита" - "Начислено и оплачено за лечение с предоплаты" совершается автоматически по кнопке "Оплатить с депозита клиента".
1.2 Как регистрировать начисления и платежи
Медицинская информационная система CS Polibase предлагает несколько способов и графических интерфейсов для регистрации начислений и платежей, в зависимости от того, как организован процесс приема платежей в медицинском учреждении и как удобнее конкретному пользователю (кассиру). Регистрация новой платежной записи возможна в следующих модулях и местах программы:
• Запись на прием на день и Запись на прием по дням
• Карта пациента / Лечение и оплата
• Общий реестр счетов
1.2.1 Регистрация оплаты в модулях Запись на прием на день и Запись на прием по дням
Формы Запись на прием показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: Новый протокол, Открыть протокол и кнопка Оплатить.
Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно:
• Выделить нужный прием
• Создать для него протокол - счет и внести в него выполненные услуги (обычно это делает врач или администратор регистратуры) и, когда лечение будет закончено,
• Нажать кнопку Оплатить (обычно это делает кассир или администратор регистратуры).
1.2.2 Регистрация оплаты в форме "Карта пациента / Лечение и оплата"
Карту пациента можно открывать в различных модулях и местах программы в зависимости от контекста решаемой задачи:
• Из общего реестра пациентов (модуль Данные / Клиенты)
• Из модулей Запись на прием на день и Запись на прием по дням
• Из модуля Общий реестр счетов
• Из модуля Общий реестр медицинских записей
• Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл.
Чтобы зарегистрировать оплату через форму Карта пациента нужно:
• Открыть Карту пациента из любого указанного выше места
• Перейти на закладку Лечение и оплата
• Выделить нужный Счет - протокол или Наряд
• Использовать функции (кнопки): Оплатить счет, Предоплата клиента, Оплата с депозита клиента, Возврат клиенту, Предоплата организации, Оплата с депозита организации.
Общая рекомендация: При регистрации нового счета - протокола через Карту пациента рекомендуется создавать счет "от приема", т.е. для создания нового счета - протокола лучше использовать кнопку Протокол лечения на закладке Приемы и контакты. В этом случае новый счет будет автоматически связан с приемом, специалист в новом счете и услуга (если она заполнена в приеме) будут автоматически заполнены в новом счете, а также заработает механизм автоматического изменения статуса приема в зависимости от состояния счета и его оплаты.
Для того, чтобы создание счета "от приема" сделать обязательным, рекомендуется пользователю установить ограничение Создавать счета только через контакты (модуль Пользователи / Права и ограничения / раздел Счета и протоколы)
1.2.3 Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов"
Общий реестр счетов удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром).
В этом случае все счета и наряды попадают в один список - Общий реестр счетов и кассир видит все счета и наряды, представленные к оплате (т.е. те, у которых стоит признак - дата К оплате"), одним списком.
Чтобы зарегистрировать оплату через модуль Общий реестр счетов нужно:
• Открыть модуль Общий реестр счетов
• Выделить нужный счет
• Нажить кнопку Оплатить или, в случае приема предоплаты, кнопку Предоплата.
1.3 Как редактировать начисления и платежи
Редактирование платежной операции осуществляется в форме Платежная операция. При создании новой платежной операции по кнопкам Оплатить, описанным выше, и по кнопке Изменить открывается эта форма, где регистрируются дата, суммы начисления и оплаты, а также все необходимые связи платежной операции с пациентом, специалистом (специалистами), организацией (если оплата безналичная), формой оплаты.
Как правило, в форме Платежная операция оператору нужно ввести / отредактировать только два основных поля: сумму Начислено и сумму Оплачено. Остальные поля заполняются автоматически.
Форма Платежная операция содержит следующие поля:
• Дата – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа.
Разрешения и запреты на изменение даты и платежной операции в целом регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения)
• Номер - уникальный номер платежной операции, присваивается системой автоматически, изменению не подлежит
• Первичный документ - номер первичного документа (необязательный параметр)
• Тип – тип платежной операции (начислено и оплачено, только начислено, только оплачено, предоплата).
При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если платежная операция связана со счетом, то суммы автоматически проставляются из соответствующего счета - протокола.
• Форма оплаты - форма оплаты (наличная, безналичная, карта, баллы и т.п.)
• Дисконтная карта - номер дисконтной карты (можно ввести через сканер штрих-кода), если используется накопительная система скидок
• Начислено – сумма начисленная
• Оплачено – сумма оплаченная
Если ввод операции осуществляется в связи со счетом, то суммам Начислено и Оплачено присваиваются значения из соответствующего счета автоматически в зависимости от типа платежной операции (нажатой кнопки).
• Всего баллов - количество начисленных баллов (если используется накопительная система баллов).
• Назначение операции и Комментарий - назначение операции и комментарий в произвольной текстовой форме
• Плательщик - Клиент (персона - пациент) или Организация, на которого делается начисление и от которого принимается оплата
• Помещение - помещение, с которым связана оплата (например, палата, в случае лечения в стационаре) (необязательный параметр)
• Подразделение - подразделение, в пользу которого принимается оплата.
Для обычной платежной операции подразделение заполняется по должности специалиста в штатном расписании. В случае приема предоплаты подразделение задается частной настройкой пользователя: Настройки частные / Счета и оплата / Подразделение для получения предоплаты.
Связь платежной операции с подразделением используется для дальнейшего расчета статистических показателей подразделений по оплате.
• Связи: Специалист 1, Специалист 2, Специалист 3,Специалист 4 - специалисты, с которыми связана / в пользу которых осуществляется платежная операция. Если платежная операция связана со счетом, то поля специалистов заполняются автоматически значениями из соответствующего счета - протокола.
• Состояние оплаты по счету - список всех предыдущих платежных операций, связанных со счетом, по которому проводится платежная операция, а также суммы: Всего к оплате, Начислено ранее, Оплачено ранее, Доначислено, Остаток к оплате, которые считаются автоматически и показывают состояние оплаты по связанному с платежной операцией счету
• Счет или Наряд - номер счета или наряда, с которым связана платежная операция, заполняется автоматически
• Верифицировано или распечатан чек - признаки верификации или печати чека на фискальном регистраторе, которые запрещают дальнейшее редактирование платежной операции.
Разрешения проставлять или снимать признак верификации устанавливаются правами Пользователи / Права и ограничения / Право устанавливать признак верификации и Право удалять признак верификации
1.3.1 Как сохранить новую платежную операцию
• Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter.
Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке платежных операций.
1.3.2 Как изменить существующую платежную операцию
• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать.
• Сделайте двойной щелчок мыши на записи или нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на записи, и выберите пункт Изменить. Появится форма Платежная операция для редактирования.
• Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля.
• Для сохранения изменений нажмите кнопку OK или клавишу Enter. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc.
Измененная платежная операция появится в соответствующем списке платежных операций.
1.3.3 Как удалить платежную операцию
• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить.
• Нажмите на клавиатуре клавишу Del или выберите пункт всплывающего меню Удалить.
• Появится запрос на удаление платежной операции.
• Нажмите OK (или клавишу Enter на клавиатуре).
Платежная операция будет удалена из базы данных.
1.3.4 Важно
Разрешения и запреты на изменение и удаление платежных операций регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения).
Начиная с версии 15.708 по умолчанию запрещено редактировать и удалять однажды зарегистрированные платежные операции. Их дальнейшее редактирование и удаление возможно только после предоставления пользователю соответствующих прав.
