Учет оплаты и расчеты с пациентами — различия между версиями

Материал из Cybernetic Systems
Перейти к: навигация, поиск
 
(не показано 14 промежуточных версий этого же участника)
Строка 1: Строка 1:
−
После того, как счет - протокол лечения зарегистрирован, и рассчитана его стоимость, можно регистрировать оплату за лечение.
 
  
−
Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций (начислений и оплат) и отображается в форме ''Карта пациента / Лечение и оплата / Оплата / список Начисления и платежи''. Каждая запись в списке может представлять собой одну из следующих платежных операций:
+
= Как учитывать оплату? =
  
−
• '''Начислено и оплачено'''. Используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: ''Начислено'' – это то, что пациент должен клинике за лечение. ''Оплачено'' – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.
+
== Общая схема начислений и платежей ==
  
−
• '''Только начислено''' (только начислено, но не оплачено). Используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.
+
После того, как счет - протокол лечения зарегистрирован, и рассчитана его стоимость, можно регистрировать оплату за лечение (выполненные услуги и/или проданные медицинские товары). Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций (начислений и платежей).
  
−
• '''Только оплачено''' (оплачено, но ничего не начислено). Используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга.
+
Платежные операции отображаются в следующих формах и модулях системы '''CS Polibase''':
  
−
В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором.
+
• ''Карта пациента / Лечение и оплата / Начисления и платежи''
  
−
Таким образом, система CS Polibase позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Для примера рассмотрим следующие случаи оплаты:
+
• ''Общий реестр счетов / Платежные операции''
  
−
- полная оплаты счета за один раз,
+
• ''Статистика / Общий учет начислений и платежей / Детальный перечень''
  
−
- оплата счета по частям за выполненную работу (частичная оплата и возврата долга на следующий день)
+
В системе '''CS Polibase''' каждая запись в списке начислений и платежей может представлять собой платежную операцию одного из следующих типов:
  
−
- оплата счета по частям с доначислением за дополнительно выполненную работу
+
• '''Начислено и оплачено'''. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: ''Начислено'' – это то, что пациент должен клинике за лечение. ''Оплачено'' – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.
 +
 +
• '''Только начислено''' (только начислено, но не оплачено: ''Начислено не равно 0'', ''Оплачено = 0''). Операция используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.
 +
 
 +
• '''Только оплачено''' (оплачено, но ничего не начислено: ''Начислено = 0'', ''Оплачено не равно 0''). Операция используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга.
 +
 
 +
В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором.
 +
 
 +
Таким образом, система '''CS Polibase''' позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Рассмотрим для примера следующие случаи начислений и платежей:
 +
 
 +
• Полная оплаты счета за один раз
 +
 
 +
• Оплата счета по частям за выполненную работу (частичная оплата и возврат долга на следующий день)
 +
 
 +
• Оплата счета по частям с доначислением за дополнительно выполненную работу
  
−
- предоплата и дальнейшая оплата с депозита за выполненную работу
+
• Предоплата и дальнейшая оплата с депозита за выполненную работу
  
−
'''Полная оплата за один раз'''
+
''' Полная оплата за один раз '''
  
 
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть зарегистрирована одна платежная операция:
 
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть зарегистрирована одна платежная операция:
Строка 27: Строка 40:
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
|-
 
|-
−
!Дата|| Начислено, руб || Оплачено, руб
+
!Дата|| Начислено, руб || Оплачено, руб || Номер счета || Назначение операции
 
|-
 
|-
−
|01.06.2015||3000||3000
+
|01.06.2015||3000||3000||125||Начислено и оплачено за лечение по счету 125
 
|}
 
|}
  
−
'''Оплата частями'''
+
''' Оплата по частям '''
  
−
Например, вы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей.
+
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей.
  
 
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции:
 
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции:
Строка 40: Строка 53:
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
|-
 
|-
−
!Дата|| Начислено, руб || Оплачено, руб
+
!Дата|| Начислено, руб || Оплачено, руб || Номер счета || Назначение операции
 
|-
 
|-
−
|01.06.2015||3000||2000
+
|01.06.2015||3000||2000||125||Начислено и частично оплачено за лечение по счету 125
 
|-
 
|-
−
|02.06.2015||0||1000
+
|02.06.2015||0||1000||125||Оплата остатка (долга) за лечение по счету 125
 
|}
 
|}
  
 +
''' Оплата по частям с доначислением '''
  
 +
Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не закрыли, потому что пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет.
  
−
Итак, чтобы зарегистрировать оплату, откройте Карту пациента и перейдите на закладку Оплата, щелкнув мышью на соответствующем заголовке (описание закладки Оплата приведено в разделе 8).
+
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
−
Регистрация платежных операций осуществляется с помощью стандартных операций Вставить, Изменить, Удалить.
+
  
−
== Как ввести новую платежную операцию ==
+
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
!Дата|| Начислено, руб || Оплачено, руб || Номер счета || Назначение операции
 +
|-
 +
|01.06.2015||3000||3000||125||Начислено и оплачено за лечение по счету 125
 +
|-
 +
|02.06.2015||2000||2000||125||Доначислено и оплачено за лечение по счету 125
 +
|}
  
−
Рекомендация. Чтобы новая платежная операция была автоматически связана с курсом лечения, отметьте на навигаторе оплат опцию По лечению, затем в списке Лечения  щелчком мыши или с помощью кнопок Предыдущее лечение, Следующее лечение выделите курс лечения, с которым Вы хотите связать новую платежную операцию и вновь перейдите на закладку Оплата. В этом случае при регистрации новой платежной операции Вам не придется заполнять номер курса лечения и сумму - они будут заполняться автоматически.
+
''' Предоплата и оплата с депозита '''
  
−
Чтобы ввести новую платежную операцию:
+
Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно снять с депозита пациента сумму 3000 рублей и оплатить этой суммой счет на 3000 рублей за выполненные работы.
  
−
• Активизируйте список Платежных операций на закладке Оплата, щелкнув мышью на любом месте списка.
+
В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:
  
−
• Нажмите клавишу Ins или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на любом месте списка, и выберите пункт Вставить.  
+
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
!Дата|| Начислено, руб || Оплачено, руб || Номер счета || Назначение операции
 +
|-
 +
|01.06.2015||0||5000||0||Предоплата клиента
 +
|-
 +
|02.06.2015||0||-3000||125|| Снято с предоплаты (депозита) на счет 125
 +
|-
 +
|02.06.2015||3000||3000||125|| Начислено и оплачено за лечение по счету 125 с предоплаты
 +
|}
  
−
• Появится форма Платежная операция для ввода новой платежной операции.
+
Двойная запись "Снято с депозита" - "Начислено и оплачено за лечение с предоплаты" совершается автоматически по кнопке "Оплатить с депозита клиента".  
−
+
−
Введите или измените требуемые данные в форме:
+
  
−
Дата – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа.
+
== Как регистрировать начисления и платежи ==
  
−
По лечению – номер курса лечения, к которому относится платежная операция. Если ввод операции осуществляется в режиме По лечению (см. рекомендацию выше), то номер лечения заполняется автоматически.
+
[http://www.polibase.ru Медицинская информационная система] '''CS Polibase''' предлагает несколько способов и графических интерфейсов для регистрации начислений и платежей, в зависимости от того, как организован процесс приема платежей в медицинском учреждении и как удобнее конкретному пользователю (кассиру). Регистрация новой платежной записи возможна в следующих модулях и местах программы:
−
ФО: Форма оплаты.
+
−
+
−
Специалист – специалист, с которым связана  или в пользу которого осуществляется данная платежная операция. Если ввод осуществляется в режиме По лечению, то поле специалиста заполняется автоматически значением Ведущий специалист курса лечения. Вы также можете изменить специалиста на другое значение, выбрав его из справочника специалистов, по кнопке справа от поля ввода.
+
  
−
Операция – наименование платежной операции. Вы можете ввести сюда любое значение с помощью клавиатуры, или заполнить его из списка по кнопке справа от поля ввода. При выборе значений из списка тип платежной операции устанавливается автоматически.
+
• ''Запись на прием на день'' и ''Запись на прием по дням''
  
−
Тип – тип платежной операции (начислено, оплачено, начислено и оплачено). При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если ввод операции осуществляется в режиме По лечению, то начисленной и оплаченной суммам автоматически присваиваются значения, равные стоимости курса лечения.
+
• ''Карта пациента / Лечение и оплата''
−
Начислено – сумма начисленная.
+
−
+
−
Оплачено – сумма оплаченная.
+
  
−
Если ввод операции осуществляется в режиме По лечению, то начисленной и оплаченной суммам автоматически присваиваются значения, равные стоимости курса лечения. Эти значения Вы можете изменить.
+
• ''Общий реестр счетов''
  
−
Система позволяет регистрировать суммы начислений и оплат в любых валютах, которых выбираются из списков по кнопкам справа от основных полей ввода. При изменении валют системой автоматически заполняются и запоминаются соответствующие курсы валют для возможности дальнейшего для пересчета в единую валюту при финансовом анализе. По умолчанию используются текущие курсы валют, заданные в справочнике валют.
+
=== Регистрация оплаты в модулях ''Запись на прием на день'' и ''Запись на прием по дням'' ===
  
−
Вы можете изменить запоминаемые курсы валют вручную непосредственно в форме регистрации операции, например, в том случае, когда платежная операция регистрируется задним числом. Эти значения снова можно восстановить из справочника по кнопке Взять текущий.
+
Формы ''Запись на прием'' показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: ''Новый протокол'', ''Открыть протокол'' и кнопка ''Оплатить''.  
  
−
Комментарий – комментарий к платежной операции.
+
Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно:
  
−
• Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter.
+
• Выделить нужный прием
 +
 
 +
• Создать для него протокол - счет и внести в него выполненные услуги (обычно это делает врач или администратор регистратуры) и, когда лечение будет закончено,
 +
 
 +
• Нажать кнопку ''Оплатить'' (обычно это делает кассир или администратор регистратуры).
 +
 
 +
=== Регистрация оплаты в форме "Карта пациента / Лечение и оплата" ===
 +
 
 +
''Карту пациента'' можно открывать в различных модулях и местах программы в зависимости от контекста решаемой задачи:
 +
 
 +
• Из общего реестра пациентов (модуль ''Данные / Клиенты'')
 +
 
 +
• Из модулей ''Запись на прием на день'' и ''Запись на прием по дням''
 +
 
 +
• Из модуля ''Общий реестр счетов''
 +
 
 +
• Из модуля ''Общий реестр медицинских записей''
 +
 
 +
• Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл.
 +
 
 +
Чтобы зарегистрировать оплату через форму ''Карта пациента'' нужно:
 +
 
 +
• Открыть ''Карту пациента'' из любого указанного выше места
 +
 
 +
• Перейти на закладку ''Лечение и оплата''
 +
 
 +
• Выделить нужный ''Счет - протокол'' или ''Наряд''
 +
 
 +
• Использовать функции (кнопки): ''Оплатить счет, Предоплата клиента, Оплата с депозита клиента, Возврат клиенту, Предоплата организации, Оплата с депозита организации''.
 +
 
 +
Общая рекомендация: При регистрации нового счета - протокола через Карту пациента рекомендуется создавать счет "от приема", т.е. для создания нового счета - протокола лучше использовать кнопку ''Протокол лечения'' на закладке ''Приемы и контакты''. В этом случае новый счет будет автоматически связан с приемом, специалист в новом счете и услуга (если она заполнена в приеме) будут автоматически заполнены в новом счете, а также заработает механизм автоматического изменения статуса приема в зависимости от состояния счета и его оплаты.
 +
 
 +
Для того, чтобы создание счета "от приема" сделать обязательным, рекомендуется пользователю установить ограничение ''Создавать счета только через контакты'' (модуль ''Пользователи / Права и ограничения'' / раздел ''Счета и протоколы'')
 +
 
 +
=== Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов" ===
 +
 
 +
''Общий реестр счетов'' удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром).
 +
 
 +
В этом случае все счета и наряды попадают в один список - ''Общий реестр счетов'' и кассир видит все счета и наряды, представленные к оплате (т.е. те, у которых стоит признак - дата ''К оплате"), одним списком.
 +
 
 +
Чтобы зарегистрировать оплату через модуль ''Общий реестр счетов'' нужно:
 +
 
 +
• Открыть модуль ''Общий реестр счетов''
 +
 
 +
• Выделить нужный счет
 +
 
 +
• Нажить кнопку ''Оплатить'' или, в случае приема предоплаты, кнопку ''Предоплата''.
 +
 
 +
== Как редактировать начисления и платежи ==
 +
 
 +
Редактирование платежной операции осуществляется в форме ''Платежная операция''. При создании новой платежной операции по кнопкам ''Оплатить'', описанным выше, и по кнопке ''Изменить'' открывается эта форма, где регистрируются дата, суммы начисления и оплаты, а также все необходимые связи платежной операции с пациентом, специалистом (специалистами), организацией (если оплата безналичная), формой оплаты.
 +
 
 +
Как правило, в форме ''Платежная операция'' оператору нужно ввести / отредактировать только два основных поля: сумму ''Начислено'' и сумму ''Оплачено''. Остальные поля заполняются автоматически.
 +
 
 +
Форма ''Платежная операция'' содержит следующие поля:
 +
 
 +
• '''Дата''' – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа.
 +
 
 +
Разрешения и запреты на изменение даты и платежной операции в целом регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль ''Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции''), а также общими и частными настройками (''Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения'')
 +
 
 +
• '''Номер''' - уникальный номер платежной операции, присваивается системой автоматически, изменению не подлежит
 +
 
 +
• '''Первичный документ''' - номер первичного документа (необязательный параметр)
 +
 
 +
• '''Тип''' – тип платежной операции (начислено и оплачено, только начислено, только оплачено, предоплата).
 +
 
 +
При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если платежная операция связана со счетом, то суммы автоматически проставляются из соответствующего счета - протокола.
 +
 
 +
• '''Форма оплаты''' - форма оплаты (наличная, безналичная, карта, баллы и т.п.)
 +
 
 +
• '''Дисконтная карта''' - номер дисконтной карты (можно ввести через сканер штрих-кода), если используется накопительная система скидок
 +
 
 +
• '''Начислено''' – сумма начисленная
 
   
 
   
−
Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке оплат по курсу лечения.
+
• '''Оплачено''' – сумма оплаченная
  
−
При этом стоимость всех начислений и оплат пациента будет автоматически пересчитана в единую валюту (столбцы Начислено^ и Оплачено^), а также будут пересчитаны их суммарные значения и сальдо.
+
Если ввод операции осуществляется в связи со счетом, то суммам ''Начислено'' и ''Оплачено'' присваиваются значения из соответствующего счета автоматически в зависимости от типа платежной операции (нажатой кнопки).
  
−
== Как изменить платежную операцию ==
+
• '''Всего баллов''' - количество начисленных баллов (если используется накопительная система баллов).
  
−
• Активизируйте список Платежных операций на закладке Оплата, щелкнув мышью на любом месте списка.
+
• '''Назначение операции''' и '''Комментарий''' - назначение операции и комментарий в произвольной текстовой форме
  
−
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать.
+
• '''Плательщик''' - ''Клиент'' (персона - пациент) или ''Организация'', на которого делается начисление и от которого принимается оплата
  
−
• Нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на изменяемой записи, и выберите пункт Изменить. Появится форма Платежная операция для редактирования.
+
• '''Помещение''' - помещение, с которым связана оплата (например, палата, в случае лечения в стационаре) (необязательный параметр)
−
• Измените необходимые данные. Чтобы  выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются  по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля.
+
 
 +
• '''Подразделение''' - подразделение, в пользу которого принимается оплата. 
 +
 
 +
Для обычной платежной операции подразделение заполняется по должности специалиста в штатном расписании. В случае приема предоплаты подразделение задается частной настройкой пользователя: Настройки частные / Счета и оплата / Подразделение для получения предоплаты.
 +
 
 +
Связь платежной операции с подразделением используется для дальнейшего расчета статистических показателей подразделений по оплате.
 +
 
 +
• Связи: '''Специалист 1, Специалист 2, Специалист 3,Специалист 4''' - специалисты, с которыми связана / в пользу которых осуществляется платежная операция. Если платежная операция связана со счетом, то поля специалистов заполняются автоматически значениями из соответствующего счета - протокола.
 +
 
 +
• '''Состояние оплаты по счету''' - список всех предыдущих платежных операций, связанных со счетом, по которому проводится платежная операция, а также суммы: Всего к оплате, Начислено ранее, Оплачено ранее, Доначислено, Остаток к оплате, которые считаются автоматически и показывают состояние оплаты по связанному с платежной операцией счету
 +
 
 +
• '''Счет''' или '''Наряд''' - номер счета или наряда, с которым связана платежная операция, заполняется автоматически
 +
 
 +
• '''Верифицировано или распечатан чек''' - признаки верификации или печати чека на фискальном регистраторе, которые запрещают дальнейшее редактирование платежной операции.
 +
 
 +
Разрешения проставлять или снимать признак верификации устанавливаются правами ''Пользователи / Права и ограничения / Право устанавливать признак верификации'' и ''Право удалять признак верификации''
 +
 
 +
=== Как сохранить новую платежную операцию ===
 +
 
 +
• Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter.
 
   
 
   
−
• Для сохранения изменений нажмите кнопку OK или клавишу Enter. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc.
+
Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке платежных операций.
 +
 
 +
=== Как изменить существующую платежную операцию ===
 +
 
 +
• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).
 +
 
 +
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать.
 +
 
 +
• Сделайте двойной щелчок мыши на записи или нажмите на клавиатуре клавишу ''Enter'' или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на записи, и выберите пункт ''Изменить''. Появится форма ''Платежная операция'' для редактирования.
  
−
Измененная платежная операция появится в списке оплат по курсу лечения.
+
• Измените необходимые данные. Чтобы  выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу ''Tab''. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются  по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля.
 
   
 
   
−
При этом стоимость всех начислений и оплат пациента будет автоматически пересчитана в единую валюту (столбцы Начислено^ и Оплачено^), а также будут пересчитаны их суммарные значения и сальдо.
+
• Для сохранения изменений нажмите кнопку ''OK'' или клавишу ''Enter''. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку ''Отмена'' или клавишу ''Esc''.
  
−
== Как удалить платежную операцию ==
+
Измененная платежная операция появится в соответствующем списке платежных операций.
  
−
• Активизируйте список Платежных операций на закладке Оплата, щелкнув мышью на любом месте списка.
+
=== Как удалить платежную операцию ===
  
−
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить.
+
• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).
  
−
• Нажмите на клавиатуре клавишу Del или выберите пункт всплывающего меню Удалить.
+
• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить.
−
• Появится запрос на удаление платежной операции.
+
  
−
• Нажмите OK (или клавишу Enter на клавиатуре).
+
• Нажмите на клавиатуре клавишу ''Del'' или выберите пункт всплывающего меню ''Удалить''.  
  
−
Платежная операция будет удалена из базы данных.
+
• Появится запрос на удаление платежной операции.
  
−
При этом стоимость всех начислений и оплат пациента, а также сальдо пациента будут автоматически пересчитаны.
+
• Нажмите ''OK'' (или клавишу ''Enter'' на клавиатуре).
 +
 
 +
Платежная операция будет удалена из базы данных.
  
 +
===Важно===
  
 +
Разрешения и запреты на изменение и удаление платежных операций регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль ''Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции''), а также общими и частными настройками (''Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения'').
  
 +
Начиная с версии 15.708 по умолчанию запрещено редактировать и удалять однажды зарегистрированные платежные операции. Их дальнейшее редактирование и удаление возможно только после предоставления пользователю соответствующих прав.
  
  
 
[[Руководство пользователя CS Polibase|Вернуться в начало]]
 
[[Руководство пользователя CS Polibase|Вернуться в начало]]

Текущая версия на 13:49, 8 марта 2017

1 Как учитывать оплату?

1.1 Общая схема начислений и платежей

После того, как счет - протокол лечения зарегистрирован, и рассчитана его стоимость, можно регистрировать оплату за лечение (выполненные услуги и/или проданные медицинские товары). Оплата учитывается на лицевом счете пациента в виде платежных операций (начислений и платежей).

Платежные операции отображаются в следующих формах и модулях системы CS Polibase:

• Карта пациента / Лечение и оплата / Начисления и платежи

• Общий реестр счетов / Платежные операции

• Статистика / Общий учет начислений и платежей / Детальный перечень

В системе CS Polibase каждая запись в списке начислений и платежей может представлять собой платежную операцию одного из следующих типов:

• Начислено и оплачено. Операция используется для одновременной регистрации начисления и оплаты за лечение. Одна платежная операция содержит две суммы: Начислено – это то, что пациент должен клинике за лечение. Оплачено – это то, что он реально заплатил. В общем случае эти суммы могут не совпадать.

• Только начислено (только начислено, но не оплачено: Начислено не равно 0, Оплачено = 0). Операция используется, когда, например, услуги были оказаны в кредит и платеж за оказанные услуги откладывается на некоторое время. В результате за пациентом образуется долг.

• Только оплачено (оплачено, но ничего не начислено: Начислено = 0, Оплачено не равно 0). Операция используется для регистрации предоплаты (авансового платежа - пациент заплатил аванс в счет будущих услуг), или при возвращении долга.

В лицевом счете система автоматически рассчитывает сальдо – разницу между суммой всех начислений и суммой всех оплат. Если сальдо отрицательное, то пациент является должником, если сальдо положительное, то пациент является кредитором.

Таким образом, система CS Polibase позволяет достаточно просто и гибко учитывать различные платежные ситуации. Рассмотрим для примера следующие случаи начислений и платежей:

• Полная оплаты счета за один раз

• Оплата счета по частям за выполненную работу (частичная оплата и возврат долга на следующий день)

• Оплата счета по частям с доначислением за дополнительно выполненную работу

• Предоплата и дальнейшая оплата с депозита за выполненную работу

Полная оплата за один раз

Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей и он оплатил всю сумму, полностью и сразу. В этом случае должна быть зарегистрирована одна платежная операция:

Дата Начислено, руб Оплачено, руб Номер счета Назначение операции
01.06.2015 3000 3000 125 Начислено и оплачено за лечение по счету 125

Оплата по частям

Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он заплатил сначала 2000 рублей (не было с собой всей суммы), а затем на следующий день принес остаток (долг) - 1000 рублей.

В этом случае должны быть зарегистрированы следующие две платежные операции:

Дата Начислено, руб Оплачено, руб Номер счета Назначение операции
01.06.2015 3000 2000 125 Начислено и частично оплачено за лечение по счету 125
02.06.2015 0 1000 125 Оплата остатка (долга) за лечение по счету 125

Оплата по частям с доначислением

Например, мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, после чего он их оплатил в полном объеме 3000 рублей, но счет мы не закрыли, потому что пациент решил сделать еще дополнительные услуги на 2000 рублей и включить их в тот же счет.

В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:

Дата Начислено, руб Оплачено, руб Номер счета Назначение операции
01.06.2015 3000 3000 125 Начислено и оплачено за лечение по счету 125
02.06.2015 2000 2000 125 Доначислено и оплачено за лечение по счету 125

Предоплата и оплата с депозита

Например, пациент сделал предоплату в размере 5000 рублей, после чего мы оказали пациенту услуги на 3000 рублей, и нам нужно снять с депозита пациента сумму 3000 рублей и оплатить этой суммой счет на 3000 рублей за выполненные работы.

В этом случае должны быть зарегистрированы следующие платежные операции:

Дата Начислено, руб Оплачено, руб Номер счета Назначение операции
01.06.2015 0 5000 0 Предоплата клиента
02.06.2015 0 -3000 125 Снято с предоплаты (депозита) на счет 125
02.06.2015 3000 3000 125 Начислено и оплачено за лечение по счету 125 с предоплаты

Двойная запись "Снято с депозита" - "Начислено и оплачено за лечение с предоплаты" совершается автоматически по кнопке "Оплатить с депозита клиента".

1.2 Как регистрировать начисления и платежи

Медицинская информационная система CS Polibase предлагает несколько способов и графических интерфейсов для регистрации начислений и платежей, в зависимости от того, как организован процесс приема платежей в медицинском учреждении и как удобнее конкретному пользователю (кассиру). Регистрация новой платежной записи возможна в следующих модулях и местах программы:

• Запись на прием на день и Запись на прием по дням

• Карта пациента / Лечение и оплата

• Общий реестр счетов

1.2.1 Регистрация оплаты в модулях Запись на прием на день и Запись на прием по дням

Формы Запись на прием показывают сетку приемов (приемы нескольких врачей на один день или приемы одного врача на несколько дней) и используются администраторами регистратуры и врачами для регистрации и просмотра информации о приемах и для работы с картами пациентов непосредственно из сетки приемов. В форме записи на прием на правой панели имеются все функции, необходимые для создания и редактирования протокола лечения (счета) и его последующей оплаты: Новый протокол, Открыть протокол и кнопка Оплатить.

Для того, чтобы оплатить услуги, выполненные в ходе приема, нужно:

• Выделить нужный прием

• Создать для него протокол - счет и внести в него выполненные услуги (обычно это делает врач или администратор регистратуры) и, когда лечение будет закончено,

• Нажать кнопку Оплатить (обычно это делает кассир или администратор регистратуры).

1.2.2 Регистрация оплаты в форме "Карта пациента / Лечение и оплата"

Карту пациента можно открывать в различных модулях и местах программы в зависимости от контекста решаемой задачи:

• Из общего реестра пациентов (модуль Данные / Клиенты)

• Из модулей Запись на прием на день и Запись на прием по дням

• Из модуля Общий реестр счетов

• Из модуля Общий реестр медицинских записей

• Практически из всех статистических модулей, из тех списков, где информация связана с конкретным пациентом (все детальные перечни и сводки по пациентам) и где эта операция имеет смысл.

Чтобы зарегистрировать оплату через форму Карта пациента нужно:

• Открыть Карту пациента из любого указанного выше места

• Перейти на закладку Лечение и оплата

• Выделить нужный Счет - протокол или Наряд

• Использовать функции (кнопки): Оплатить счет, Предоплата клиента, Оплата с депозита клиента, Возврат клиенту, Предоплата организации, Оплата с депозита организации.

Общая рекомендация: При регистрации нового счета - протокола через Карту пациента рекомендуется создавать счет "от приема", т.е. для создания нового счета - протокола лучше использовать кнопку Протокол лечения на закладке Приемы и контакты. В этом случае новый счет будет автоматически связан с приемом, специалист в новом счете и услуга (если она заполнена в приеме) будут автоматически заполнены в новом счете, а также заработает механизм автоматического изменения статуса приема в зависимости от состояния счета и его оплаты.

Для того, чтобы создание счета "от приема" сделать обязательным, рекомендуется пользователю установить ограничение Создавать счета только через контакты (модуль Пользователи / Права и ограничения / раздел Счета и протоколы)

1.2.3 Регистрация оплаты в модуле "Общий реестр счетов"

Общий реестр счетов удобно использовать в качестве рабочего места кассира в том случае, когда счета - протоколы и наряды оформляются в одном месте (как правило врачами на своих рабочих местах в процессе приема пациента или администраторами регистратуры, если они выписывают счета), а оплата принимается в другом месте (в кассе кассиром).

В этом случае все счета и наряды попадают в один список - Общий реестр счетов и кассир видит все счета и наряды, представленные к оплате (т.е. те, у которых стоит признак - дата К оплате"), одним списком.

Чтобы зарегистрировать оплату через модуль Общий реестр счетов нужно:

• Открыть модуль Общий реестр счетов

• Выделить нужный счет

• Нажить кнопку Оплатить или, в случае приема предоплаты, кнопку Предоплата.

1.3 Как редактировать начисления и платежи

Редактирование платежной операции осуществляется в форме Платежная операция. При создании новой платежной операции по кнопкам Оплатить, описанным выше, и по кнопке Изменить открывается эта форма, где регистрируются дата, суммы начисления и оплаты, а также все необходимые связи платежной операции с пациентом, специалистом (специалистами), организацией (если оплата безналичная), формой оплаты.

Как правило, в форме Платежная операция оператору нужно ввести / отредактировать только два основных поля: сумму Начислено и сумму Оплачено. Остальные поля заполняются автоматически.

Форма Платежная операция содержит следующие поля:

• Дата – по умолчанию устанавливается текущая дата. Вы можете изменить дату вручную или с помощью календаря по кнопке справа.

Разрешения и запреты на изменение даты и платежной операции в целом регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения)

• Номер - уникальный номер платежной операции, присваивается системой автоматически, изменению не подлежит

• Первичный документ - номер первичного документа (необязательный параметр)

• Тип – тип платежной операции (начислено и оплачено, только начислено, только оплачено, предоплата).

При изменении типа платежной операции соответствующим образом настраиваются окна для ввода начисленной и оплаченной сумм. Если платежная операция связана со счетом, то суммы автоматически проставляются из соответствующего счета - протокола.

• Форма оплаты - форма оплаты (наличная, безналичная, карта, баллы и т.п.)

• Дисконтная карта - номер дисконтной карты (можно ввести через сканер штрих-кода), если используется накопительная система скидок

• Начислено – сумма начисленная

• Оплачено – сумма оплаченная

Если ввод операции осуществляется в связи со счетом, то суммам Начислено и Оплачено присваиваются значения из соответствующего счета автоматически в зависимости от типа платежной операции (нажатой кнопки).

• Всего баллов - количество начисленных баллов (если используется накопительная система баллов).

• Назначение операции и Комментарий - назначение операции и комментарий в произвольной текстовой форме

• Плательщик - Клиент (персона - пациент) или Организация, на которого делается начисление и от которого принимается оплата

• Помещение - помещение, с которым связана оплата (например, палата, в случае лечения в стационаре) (необязательный параметр)

• Подразделение - подразделение, в пользу которого принимается оплата.

Для обычной платежной операции подразделение заполняется по должности специалиста в штатном расписании. В случае приема предоплаты подразделение задается частной настройкой пользователя: Настройки частные / Счета и оплата / Подразделение для получения предоплаты.

Связь платежной операции с подразделением используется для дальнейшего расчета статистических показателей подразделений по оплате.

• Связи: Специалист 1, Специалист 2, Специалист 3,Специалист 4 - специалисты, с которыми связана / в пользу которых осуществляется платежная операция. Если платежная операция связана со счетом, то поля специалистов заполняются автоматически значениями из соответствующего счета - протокола.

• Состояние оплаты по счету - список всех предыдущих платежных операций, связанных со счетом, по которому проводится платежная операция, а также суммы: Всего к оплате, Начислено ранее, Оплачено ранее, Доначислено, Остаток к оплате, которые считаются автоматически и показывают состояние оплаты по связанному с платежной операцией счету

• Счет или Наряд - номер счета или наряда, с которым связана платежная операция, заполняется автоматически

• Верифицировано или распечатан чек - признаки верификации или печати чека на фискальном регистраторе, которые запрещают дальнейшее редактирование платежной операции.

Разрешения проставлять или снимать признак верификации устанавливаются правами Пользователи / Права и ограничения / Право устанавливать признак верификации и Право удалять признак верификации

1.3.1 Как сохранить новую платежную операцию

• Для сохранения новой платежной операции нажмите OK или клавишу Enter.

Новая платежная операция будет зарегистрирована в базе данных и появится в списке платежных операций.

1.3.2 Как изменить существующую платежную операцию

• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).

• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите редактировать.

• Сделайте двойной щелчок мыши на записи или нажмите на клавиатуре клавишу Enter или вызовите всплывающее меню, щелкнув правую кнопку мыши на записи, и выберите пункт Изменить. Появится форма Платежная операция для редактирования.

• Измените необходимые данные. Чтобы выделить поле для редактирования, щелкните на него левой кнопкой мыши или используйте для перехода от поля к полю клавишу Tab. Поля, недоступные для непосредственного ручного ввода, заполняйте из справочников, которые вызываются по кнопкам, расположенным справа от редактируемого поля.

• Для сохранения изменений нажмите кнопку OK или клавишу Enter. Если Вы хотите отказаться от сделанных изменений, нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc.

Измененная платежная операция появится в соответствующем списке платежных операций.

1.3.3 Как удалить платежную операцию

• Выделите запись в списке платежных операций того модуля, где Вы работаете (см. выше).

• Щелчком мыши или стрелками с клавиатуры выделите в списке запись, которую Вы хотите удалить.

• Нажмите на клавиатуре клавишу Del или выберите пункт всплывающего меню Удалить.

• Появится запрос на удаление платежной операции.

• Нажмите OK (или клавишу Enter на клавиатуре).

Платежная операция будет удалена из базы данных.

1.3.4 Важно

Разрешения и запреты на изменение и удаление платежных операций регулируются правами и ограничениями, устанавливаемыми для каждого пользователя индивидуально (модуль Пользователи / Права и ограничения / Платежные операции), а также общими и частными настройками (Настройки общие / Счета и оплата / Общий запрет изменения счетов и оплаты и Настройки частные / Счета и оплата / Частная дата запрета изменения).

Начиная с версии 15.708 по умолчанию запрещено редактировать и удалять однажды зарегистрированные платежные операции. Их дальнейшее редактирование и удаление возможно только после предоставления пользователю соответствующих прав.


Вернуться в начало

Источник — «https://www.polibase.ru/wiki/index.php5?title=Учет_оплаты_и_расчеты_с_пациентами&oldid=1543»